Planillas de cajas
CREACIÓN Y GESTIÓN DE PLANILLAS DE CAJA
Este módulo permite llevar un registro detallado de las entradas y salidas de valores de cada caja, facilitando el control y rendición de los movimientos de dinero dentro de la empresa. Cada usuario tendrá asignada su propia planilla de caja en la cual impactarán todos los movimientos que realice donde intervengan valores, en forma automática.
A continuación se detallan configuraciones y aspectos particulares a tener en cuenta para la correcta utilización de esta herramienta:
1. Creación de la Planilla de Caja:
Las planillas de caja se crean desde el módulo Planillas de Caja. Se debe dar un nombre a la planilla, asignarle el usuario que la utilizará y, en caso de corresponder, también permite establecer un importe límite que manejará esa planilla de caja, el cual si fuera superado mostrará un mensaje al usuario para que se realice un retiro de valores que le permita continuar operando. Ese retiro se podrá realizar utilizando el módulo de Transferencias entre Cajas.
También se pueden dar de alta varias planillas de caja desde una misma creación utilizando el campo Días Posteriores. En dicho campo se debe completar la cantidad de días a contemplar y de esta forma se crearán múltiples planillas de caja partiendo desde la fecha especificada en el campo Fecha y creando una por día según la cantidad de días ingresada.
La opción Requiere efectivización se configura para indicar si la planilla que se está creando requerirá o no efectivización de la transferencia entre cajas que reciba. Si no requiere efectivización, todas las transferencias que se realicen hacia ésta planilla de caja se efectivizarán e impactarán automáticamente.
CONFIGURACIÓN y PERMISOS
A. Desde Administración > Parámetros > Valores Efectivo para Planillas de Caja se deben configurar los Valores Efectivo que tendrán impacto en las planillas de caja.
B. También desde este módulo, con el parámetro Valores Efectivo para Límite de Planilla de Caja se podrá establecer un monto máximo que permite limitar el ingreso de efectivos por encima de ese total.
C. Todos los permisos sobre éste módulo se gestionan desde Seguridad > Acciones por Página por Roles: Página Administración de Planillas de Caja.
2. Asignación de movimientos a la planilla de caja:
Existen dos maneras de incluir ingresos y egresos de valores en las planillas de caja:
2.1. Automaticamente: Cuando el usuario este logueado con su planilla de caja o bien, teniendo los permisos correspondientes, seleccione en el comprobante que emite alguna planilla de caja específica, al guardar el comprobante que esta generando el ingreso o egreso de valores, Centum incluirá automáticamente el ítem en dicha planilla.
2.2. Manualmente: Si el usuario no cuenta con una planilla de caja específica asignada o bien en el momento de registrar el comprobante de ingreso o egreso de valores no se selecciona alguna, el comprobante queda liberado y sin asignación a planilla de caja. Posteriormente, si la acción mencionada se debió a un error en la registración o bien no se asignó en esa oportunidad porque la planilla no estaba creada, existe la posibilidad de ingresarlo desde la planilla de caja, buscando el comprobante y vinculándolo a dicha planilla.
Esta asignación manual se realiza ingresando a la opción ítems desde la grilla de resultados de búsqueda de planillas de caja, y seleccionando alguna de las opciones que se muestran en la parte de arriba a la derecha, según corresponda:
El uso de los valores que incluye cada planilla de caja para emitir Ordenes de Pago, Flujos de Fondos o Depósitos Bancarios también puede restringirse y que operen de manera estricta sobre estos comprobantes solo con los valores disponibles en la Planilla de Caja asignada o seleccionada. Para más información sobre esta funcionalidad: Planilla de caja estricta
IMPORTANTE
Los usuarios manejarán una sola planilla de caja donde impactaran todos los movimientos de ingres y egreso de valores que realice, independientemente de la división donde se originen. Esto permite que, sin importar sobre que división se éste trabajando, los registros que se vayan generando van a imputarse a una misma planilla de caja, lo que hace mas eficiente y ágil también el posterior control de la misma.
3. Consulta de las planillas de caja:
Desde la grilla de Resultados de Búsqueda se podrán consultar, gestionar e imprimir las planillas de caja.
3.1. En la grilla se irán visualizando en tiempo real los ingresos, egresos y saldo que se va generando de cada planilla de caja.
3.2. Desde la opción Items se podrá ingresar a ver en detalle los movimientos imputados en la planilla de caja. Ingresando a las lupas disponibles se accede a mayor nivel de información de cada registro.
3.3. La impresión de la planilla de caja, que se acciona desde la opción Imprimir, ofrece un detalle con información de cada comprobante que generó el ingreso o egreso de valores, origen del mismo, transferencias entre cajas efectuadas y/o recibidas, entre otros. También se muestran Totales por Tipo de Movimiento y Por Tipos de Valor. Este detalle se utiliza para hacer el control manual con las rendiciones. También es posible realizar un control mas automatizado desde el módulo Planillas de Caja > Controles de Planillas de Caja. Para más información sobre esta funcionalidad: Controles de planillas de caja
3.4. La columna Efectivo en Caja es informativa, sin impacto a nivel funcionalidad.
4. Cierre de planillas de caja:
Una vez controlada la planilla de caja, se procede al cierre. Esto permite que el usuario tenga por día solo una planilla de caja disponible para asignar y no se generen imputaciones incorrectas en una planilla ya controlada. De lo contrarío, hasta tanto la planilla de caja no éste cerrada, al loguearse se mostrarán para seleccionar la de la fecha actual y anteriores.
El cierre se realiza desde la grilla de Resultados de Búsqueda y para que se visualice la opción el usuario debe tener el permiso correspondiente y la planilla de caja registrar al menos un movimiento.
Ya cerrada la planilla de caja no se podrán realizar imputaciones, ni automáticamente ni en forma manual.
ACLARACIÓN
Las Planillas de Caja no generan registro contable. El asiento contable correspondiente a cada ítem asignado a la planilla lo genera el comprobante emitido en cada módulo, por ejemplo el comprobante de Cobro, de Orden de Pago, de Flujo de Fondos, etc.
Se sugiere en el módulo activar el #ModoAyuda al pie de página para repasar cada uno de los campos que esto requiere.
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