Controles de planillas de caja
FUNCIONAMIENTO E IMPACTO DEL CONTROL DE LA PLANILLA DE CAJA
En este documento se detallan los ítems que componen al módulo Planillas de Caja > Controles de Planilla de Caja. Este módulo es para controlar los montos que ingresa un usuario y poder comparar los datos que completó manualmente contra los que informa CENTUM según los movimientos registrados.
Al buscar la Planilla de Caja correspondiente al cierre, en la grilla se debe ingresar a "Establecer Valores" dónde se mostrarán distintas secciones a completar, a continuación las detallamos:
1. Movimientos:
En esta sección se debe ingresar el detalle de los movimientos que los usuarios tuvieron en la caja, como por ejemplo Cobros, Pagos, Alivios de Caja, Adelantos, etc. Además hay una sección extra que permite realizar una transferencia del efectivo excedente a la caja del día siguiente (detallado debajo). Esta compuesta por los siguientes ítems:
- Saldo Inicial: Son las transferencias de tipo Inicial/Final, donde la Planilla de Caja que recibe la transferencia es la que se está controlando.
- Retiros: Son las transferencias de tipo Retiro, como por ejemplo un alivio de caja.
- Cambio Recibido: Son las transferencias de tipo Cambio entrantes.
- Cambio Otorgado: Son las transferencias de tipo Cambio salientes.
- Otros Ingresos: Son las transferencias de tipo Otros entrantes.
- Otros Egresos: Son las transferencias de tipo Otros salientes.
- Adelantos al Personal: Son los vales otorgados al personal como adelantos desde la Planilla de Caja que se controla.
- Cancelación de Adelantos: Son los vales otorgados al personal que fueron cancelados en la Planilla de Caja que se controla.
- Gastos por Flujo de Fondos: Son los ítems pertenecientes a los Flujos de Fondos pertenecientes a la Planilla de Caja.
- Depósitos Bancarios: La sumatoria de los valores pertenecientes a Depósitos Bancarios.
- Órdenes de Pago: La sumatoria de los valores pertenecientes a Órdenes de Pago.
- Ingresos: La sumatoria de los valores pertenecientes a Cobros, más las transferencias de tipo Retiros que ingresan a la Planilla de Caja.
- Saldo Final: Son las transferencias de tipo Inicial/Final, donde la Planilla de Caja que envía la transferencia es la que se está controlando.
- Saldo al Cierre de Caja: Es la sumatoria de todos los tipos de movimientos detallados anteriormente.
Al final de esta sección, está la posibilidad de realizar una transferencia a otras cajas. Esto puede aplicarse tanto para la caja del día siguiente, como a otras. Si se realiza la transferencia del efectivo que quedó a la caja del día siguiente, se deberá seleccionar el tipo "Inicial/Final" y luego el tipo de valor, el importe, y la Planilla de Caja a la que se transfiere.
ACLARACIÓN
El saldo transferido se va a mostrar en el campo "Saldo Final" y también restará a lo que se estableció en el campo "Saldo al Cierre de Caja" y al Valor por el cual se realizó la transferencia.
Ejemplo de esta aclaración:
Saldo Final $0
Saldo al Cierre de Caja $60.000
Valor EFECTIVO $40.000
Valor EFECTIVO $40.000
Valor TARJETA DE CREDITO $20.000
Realizo una Transferencia del tipo Saldo Inicial/Final desde el módulo Controles de Planillas de Caja, por el total de EFECTIVO $40.000
Los valores que quedarían establecidos son los siguientes:
Saldo Final $40.000
Saldo al Cierre de Caja $20.000
Valor EFECTIVO $0
Valor TARJETA DE CREDITO $20.000
2. Vouchers
Se debe completar con los montos de Vouchers entregados y recibidos.
3. Valores
En esta sección se debe detallar los distintos tipos de Valores utilizados en la Planilla de Caja.
Una vez completadas todas estas secciones (1, 2 y 3), el cajero no podrá modificar la información y en la grilla principal se mostrará actualizado el Estado del Control, que puede ser:
Error a verificar: El control fue creado con errores y debe verificarse.
Sin Error a verificar: El control no fue creado con errores.
Verificada con Error: El control fue modificado, pero aún posee errores,
Verificada: El control fue modificado correctamente.
Debería haber un usuario supervisor o administrativo con los permisos para editar los Controles de Planillas de Caja y ver así donde está la diferencia entre lo que cargó el usuario y lo que tiene registrado el sistema (valor teórico). Estos valores aparecen semaforizados en verde o rojo según sean iguales o no.
Esto último se configura desde el módulo Seguridad > Acciones por Página por Roles:
Página: Administración de Controles de Planillas de Caja.
Acciones: Modificación Ítems y Ver Valor Teórico.
Por último, mediante un parámetro, se puede configurar a los equipos que funcionen como Planilla de Caja, para que previo a un cierre X o Z, se les informe con un aviso a los usuarios para que realicen el Control de Planilla de Caja correspondiente, caso contrario no podrán hacer el cierre.
Esto último se configura desde el módulo Administración > Equipos Cliente, ingresando en "Editar Parametrización":
Parámetro: Ventas: Emite Control de Caja al cerrar Planilla de Caja en Desktop.
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