Gestión de servicio técnico

CREACION DE COMPROBANTES DE SERVICIO TÉCNICO

Es importante mantener la información actualizada de los Artículos Comodato que poseen los Clientes en sus manos, para poder reflejar por ejemplo, un historial de aquellas reparaciones, modificaciones o visitas que sufrieron en una ventana de tiempo determinada.

Estas distintas visitas realizadas, pueden brindar información importante sobre qué Clientes precisan una mejor planificación de visitas, o para poder saber qué Artículos son mas propensos a ser reparados o a revisarlos.

Versión original a la que aplica: 5.0.0.

En la versión 5.0.0 se implementó un nuevo modulo denominado Servicio Técnico, apuntado a reflejar las visitas de un técnico a las instalaciones del Cliente, para revisar aquellos Artículos que poseen en comodato o precisen una revisión de rutina.

Estas visitas pueden ser recurrentes, ya sea para reparar una máquina por ejemplo, o revisarla para poder diagnosticar un problema concreto que sufre dicho equipo .

A continuación se detalla lo necesario para comprender el funcionamiento del modulo:

Servicios > Servicio Técnico

A. Sección de Filtros de Búsqueda:

Cliente: Campo para indicar el Cliente al que se le realizó el Servicio Técnico
Fecha Documento: Fecha en la que se creó el comprobante de Servicio Técnico.
Articulo: Campo para indicar el Articulo interviniente en este comprobante.
Estado: Este filtro de búsqueda apunta a buscar aquellos Servicios Técnicos que tengan un Estado en Particular. Los mismos pueden crearse en el modulo Tablas > Entidades Simples (Tipo Entidad: Estado de Servicio Técnico)
Sólo sin Cerrar: Este check permite visualizar únicamente los comprobantes de Servicio Técnico que aún no se encuentren cerrados.
Incluir Anulados: Este check va a determinar si a la búsqueda se deben agregar los comprobantes anulados o no

Al generar una búsqueda Centum va a traer aquellos comprobantes que hayan sido creado bajo los filtros indicados

B. Creación de Servicio Técnico.

Al momento de crear un nuevo comprobante, se verá una nueva pantalla en la que se van a poder visualizar distintos Filtros para la creación del comprobante.

Cliente: Cliente al que se le hará el Servicio Técnico.
Fecha Documento: Fecha Documento que tendrá este Servicio Técnico.
Hora Documento (HH:MM): Hora del comprobante de Servicio Técnico.
Técnico de Servicio Técnico: Técnico encargado de llevar adelante este Servicio. Los técnicos se dan de alta desde el módulo Tablas > Entidades Simples.
Tipo de Visita Servicio Técnico: Tipo de Visita de Servicio Técnico. Los Tipo de Visita se dan de alta desde el módulo Tablas > Entidades Simples.
Estado Servicio Técnico: El estado que tendrá el Servicio Técnico. Los mismos se dan de alta desde el módulo Tablas > Entidades Simples.
Observaciones: Campo de texto para poder dejar una observación sobre este comprobante

Luego se tendrán que indicar los Artículos que intervendrán en el Servicio Técnico o que el Técnico revisará. Desde el botón "Agregar" se podrá buscar un Articulo.

El Articulo que va a devolver Centum, debe ser un Articulo Comodato, el cual también debe encontrarse en un Remito de Venta o Venta que corresponda al mismo Cliente seleccionado previamente.

Recomendaciones:

Se sugiere activar el parámetro de observaciones por artículo cuando el técnico deba intervenir múltiples equipos con fallas distintas en una misma visita, permitiendo una impresión clara de las tareas para el cliente. Para que dichas observaciones sean visibles en la impresión es una configuración interna y se debe dar aviso al canal de Soporte para que se realice.
De forma opcional, el sistema permite validar la situación crediticia del Cliente al momento de generar un comprobante de Servicio Técnico. Se habilita mediante el parámetro administrable "Opera con validación de límite de crédito al crear servicios técnicos". Cuando dicho parámetro se encuentre habilitado, al guardar un comprobante de Servicio Técnico, Centum realizará la misma evaluación de Límite de Crédito utilizada actualmente en el módulo de Ventas, respetando todas las parametrizaciones vigentes definidas para el control crediticio (por ejemplo, la consideración del saldo de todas las Divisiones).
Se sugiere la lectura del siguiente documento para comprender el funcionamiento de Límites de crédito

Administración > Parámetros:

Opera con Observaciones en todo Servicio Técnico: Al tildar este check, se habilita un campo de texto en la grilla de artículos para detallar el trabajo específico a realizar en cada equipo.
Opera con validación de límite de crédito al crear servicios técnicos: Al tildar el check, al momento de cargar un Servicio Técnico se realizarán las validaciones de límite de crédito.

C. Cierre de Servicio Técnico

Al seleccionar la opción "Cerrar", se habilitan campos críticos para la gestión:

Estado Servicio Técnico: Campo para seleccionar el estado con cual se cerrará el Servicio Técnico. Ver Nota Administración > Parámetros
Remito Venta ID: indica el ID del Remito de Venta que se generó sobre los artículos utilizados como insumos para dicho service.
Fecha de Cierre: Campo obligatorio que registra el momento efectivo de finalización.
Mensaje: Campo de texto amplio para que el técnico detalle los trabajos realizados en el servicio o sobre la resolución del mismo.
Check Generar Servicio Técnico Pendiente: Si el estado seleccionado coincide con la configuración de parámetros, este check permitirá clonar el servicio actual (artículos y observaciones) para una futura visita.

Aclaración: Al cerrar un servicio, el sistema bloquea automáticamente la edición de observaciones en "Editar Datos Generales" y "Editar Artículos" para preservar la integridad de lo informado por el técnico.

Administración > Parámetros: Para el correcto funcionamiento de las distintas funcionalidades, se deben definir los siguientes parámetros:

Estados de Servicio Técnico permitidos para agregar al Cerrar: Define qué estados específicos (ej. "Finalizado", "Incompleto") estarán disponibles únicamente al presionar el botón "Cerrar", ocultándolos en la creación o edición inicial.
Estados que generan un nuevo Servicio Técnico: Permite seleccionar de forma múltiple qué estados (ej. "Finalizado con pendiente") dispararán la creación automática de un nuevo comprobante.
Generar Servicio Técnico Pendiente por Defecto: Si se encuentra tildado, al momento de cerrar un servicio técnico, la opción de generar uno nuevo aparecerá marcada por defecto.

Seguridad > Acciones por página por roles:

Modificación Generar Servicio Técnico Pendiente: Permite al usuario tildar o destildar la generación del nuevo servicio. Si no posee el permiso, el campo será de solo lectura.

D. Gestión de Contadores

En la grilla de resultados, se incorporan herramientas para el control de mediciones de los equipos:

a. Editar Contadores: Permite registrar las mediciones actuales de los artículos del servicio:

Tipo de Contador: Selección del tipo de medición (ej. copias, horas, km).
Cantidad: Valor numérico de la medición.
Acción (+): Permite agregar múltiples líneas de contadores para un mismo artículo.

b. Ver Contadores: A través del icono de la lupa, se accede a la visualización histórica de las cantidades y tipos de contadores cargados para ese servicio técnico específico.

Seguridad > Acciones por página por roles:

Editar Contadores: Habilita la edición de las mediciones de los equipos.
Ver Contadores: Permite visualizar el historial de mediciones cargadas.

POSIBLES SITUACIONES

Si se genera un nuevo Servicio Técnico Pendiente a partir de un cierre, el nuevo registro aparecerá con todos los botones de acción disponibles (incluyendo "Cerrar"), permitiendo su gestión inmediata aunque aún no haya sido cumplido.

Ejemplo de Situación:

Un técnico repara una fotocopiadora pero detecta que en 15 días debe cambiar un repuesto que no tiene en stock. Al cerrar el servicio con el estado "Reparado - Pendiente Repuesto", se genera automáticamente un nuevo servicio técnico para ese cliente y equipo, manteniendo las observaciones originales para que el técnico pueda modificar lo que corresponda para dejar establecido lo que se debe realizar ante la nueva visita con el Servicio Pendiente.

E. Asociación Automática de Artículos Comodato de Servicio Técnico en Remito de Venta

Cuando los técnicos deben trasladarse a las instalaciones de los Clientes para realizar los Servicios Técnicos (reparaciones o controles de Artículos Comodato), en ocasiones deben llevar repuestos u otros Artículos. Para dar salida de Stock a estos insumos, se genera un Remito de Venta, asociado al Servicio Técnico y al Artículo Comodato correspondiente a la reparación.

Actualmente, al completar el campo Servicio Técnico ID dentro de un Remito de Venta, es necesario ingresar manualmente a cada uno de los Artículos agregados en el Remito, a través de la lupa "Asociar Artículos Comodato", para vincularlos uno a uno.

Este comportamiento es correcto, dado que puede darse el caso de que un Artículo deba asociarse a un Artículo Comodato distinto al que corresponde a otro Artículo del mismo Remito.

Con el objetivo de agilizar esta tarea cuando el Servicio Técnico posea un único Artículo Comodato, se incorpora la posibilidad de que dicha asociación se realice de forma automática y por defecto.

Administración > Parámetros:

Agregar por defecto los Artículos comodato del servicio técnico en Remito de Venta: Cuando el parámetro se encuentre tildado, al completar el campo Servicio Técnico ID dentro del Remito de Venta, el/los Artículos que contiene el Remito quedarán automáticamente asociados al Artículo Comodato que posee dicho Servicio Técnico.

Aclaración: Si el Servicio Técnico ID ingresado posee más de un Artículo Comodato asociado, al momento de Guardar el Remito de Venta se mostrará el siguiente mensaje informativo:

"El Ss técnico posee más de un artículo comodato, ¿desea asociarlo de todas formas?"

Se sugiere en el módulo, activar el #ModoAyuda al pie de página para repasar cada uno de los campos que intervienen en este módulo.