Capacitación – Circuito de ventas
MÓDULOS PARA LLEVAR ADELANTE EL CIRCUITO DE VENTAS EN LA EMPRESA
Este documento instructivo tiene como objetivo guiarte en los distintos procesos del circuito de Ventas de la empresa. El menú de Ventas posee diversos módulos que van a permitir gestionar y controlar las operaciones con los distintos Clientes. Desde que se genera la necesidad de realizar una cotización a través del Presupuesto de Venta, hasta el perfeccionamiento de la Venta mediante la emisión de la factura.
El menú de Ventas contiene los siguientes módulos, a saber:
- Presupuestos de Venta
- Pedidos de Venta
- Remitos de Venta
- Ventas
- Anulación de Pendientes de Ventas
Creación, filtros de búsqueda y resultados de búsqueda (aplica a todos los comprobantes):
Al ingresar a cada módulo se observa la siguiente pantalla, donde se encuentra:
- Botón "Crear": desde acá se procede a dar de alta un nuevo comprobante.
- Sección "Filtros Búsqueda": permite a través de los distintos filtros que están disponibles, realizar una búsqueda de los comprobantes ya existentes. Los filtros que se apliquen actuarán de manera compuesta.
- Sección "Resultados Búsqueda": una vez seleccionados los filtros necesarios, al presionar el botón “Buscar”, se visualiza en la grilla de resultados los comprobantes en base a los filtros utilizados. Desde esta sección, si el Usuario cuenta con los permisos habilitados tiene la opción Modificar, Anular, Imprimir, entre otros; el comprobante seleccionado.
Todos los permisos de acciones sobre los distintos módulos, se gestionan desde el módulo de Seguridad > Acciones por Página por Roles.
Se sugiere en cada uno de los módulos, activar el #ModoAyuda al pie de página para repasar cada uno de los campos que esto requiere.
Ventas > Presupuestos de Ventas
El Presupuesto de Venta representa la valorización de determinados Artículos para poder entregarle una cotización al cliente que la haya solicitado.
Utilizar el Presupuesto de Venta dentro del circuito, implica que a través de la emisión de diversos reportes, es posible llevar un control sobre la periodicidad en que se realizan Presupuestos de Venta a uno o varios Clientes, la demora en que se continúa en avanzar en el circuito de Venta por parte del mismo, también permite evaluar pendientes y verificar los Presupuestos de Venta ya existentes para evitar duplicar la emisión.
Lógicamente, este comprobante es opcional y se utilizará solamente si es necesario para el circuito que maneja la empresa.
ACLARACIÓN
El comprobante de Presupuesto de Venta no genera salida de stock de los Artículos que se cargan en el mismo, ya que representa únicamente una cotización al cliente y no el despacho de la mercadería.
Creación
A. Sección "Datos Comprobante"
- Cliente: desde la lupa, se debe ingresar a la búsqueda del Cliente al cual le vamos a emitir el Presupuesto, mediante diversos filtros.
- Campos de sólo lectura: son campos que se auto completan una vez seleccionado el cliente y trae la información establecida previamente en el módulo Tablas > Clientes, Proveedores y Bancos.
- Resto de campos: también se auto completan una vez seleccionado el cliente, la diferencia con los campos sólo lectura, es que se pueden modificar siempre y cuando el usuario tenga los permisos habilitados.
B. Sección "Artículos": existen 2 maneras de agregar los Artículos al comprobante.
- Botón “Agregar”: trae todos los Artículos que están asociados a la Lista de Precios vinculada al cliente seleccionado, utilizando los filtros disponibles. Desde allí, se podrán agregar los Artículos colocando la cantidad a solicitar. Si el Artículo está creado pero no aparece en la búsqueda, lo más probable es que no esté el check "Imprime Lista" tildado para la Lista de Precios del comprobante (esto se puede revisar desde el módulo de Tablas > Artículos en la sección de Precios).
- Botón “Agregar Masivamente Artículos”: es posible importar un archivo para agregar los Artículos de forma masiva cuando se cuente con una cantidad de Artículos considerable. El archivo siempre deberá guardarse en formato de texto delimitado por tabulaciones y deberá contener como mínimo el código del Artículo y la cantidad.
C. Sección "Totales": se visualizan los totales del comprobante que se está cargando, para corroborar antes de guardar.
Se sugiere en el módulo, activar el #ModoAyuda al pie de página para repasar cada uno de los campos que esto requiere.
Ventas > Pedidos de Ventas
El Pedido de Venta es un comprobante que representa y confirma el compromiso que tiene la empresa para con el cliente que emitió la solicitud de determinados Artículos. La importancia de utilizar el Pedido de Venta dentro del circuito, radica en poder llevar un registro y control de las unidades comprometidas a entregar a los clientes y poder llevar una gestión de cuáles son aquellos Pedidos o Artículos que se encuentran pendientes de entrega.
Los Pedidos de Venta, a diferencia de los Presupuestos de Venta, pueden ser preparados para su posterior entrega o retiro. La gestión de la preparación se lleva adelante desde el módulo de Control de Pedidos > Preparaciones.
ACLARACIÓN
El comprobante de Pedido de Venta no genera salida de stock de los Artículos que se cargan en el mismo, ya que representa únicamente el compromiso de entrega y no el despacho de la mercadería. Únicamente se va a provocar el consumo de stock sobre el Pedido de Venta si es que la empresa opera con preparación de Pedidos de Venta desde la plataforma Mobile.
Creación
A. Sección "Datos Comprobante": ídem Presupuestos de Venta.
B. Sección "Artículos": ídem Presupuestos de Venta.
C. Sección "Artículos Suscriptos Presupuestos de Venta": es posible suscribir un Presupuesto de Venta ya emitido para, en base a éste comprobante, poder generar el Pedido de Venta. La suscripción puede ser total o parcial. Si se adiciona un Artículo que no forma parte del Presupuesto de Venta se debe agregar desde la sección "Artículos".
D. Sección "Totales": ídem Presupuesto de Venta.
Se sugiere en el módulo, activar el #ModoAyuda al pie de página para repasar cada uno de los campos que esto requiere.
Ventas > Remitos de Ventas
El Remito de Venta representa la salida y entrega de los Artículos solicitados por parte de los clientes. La importancia de utilizar el Remito de Venta dentro del circuito, radica en poder llevar un registro y control de las unidades que salieron de los depósitos de la empresa, y en el caso de existir diferencias con el Pedido de Venta, gestionar los pendientes. También, cargar este comprobante "intermedio" entre el Pedido de Venta y la Venta, permite notar si hay diferencias entre lo que solicita el cliente y lo que se le entrega.
ACLARACIÓN
El Remito de Venta genera salida de stock de los Artículos que se cargan a través de este comprobante, pero no tienen impacto en la cuenta corriente del cliente (es decir, no generan deuda).
Creación
A. Sección "Datos Comprobante": ídem Presupuestos de Venta.
B. Sección "Artículos": ídem Presupuestos de Venta. Si se agregan Artículos en esta sección, generará movimiento de stock.
C. Sección "Artículos Suscriptos Presupuestos de Venta": ídem Pedidos de Venta. Si se agregan Artículos en esta sección, generará movimiento de stock.
D. Sección "Artículos Suscriptos Pedidos de Venta": es posible suscribir un Pedido de Venta ya emitido para, en base a éste comprobante, poder generar el Remito de Venta. La suscripción puede ser total o parcial. Si se adiciona un Artículo que no forma parte del Pedido de Venta se debe agregar desde la sección "Artículos". Si se agregan Artículos en esta sección, generará movimiento de stock (salvo que el Pedido haya sido previamente preparado en la plataforma Mobile).
D. Sección "Totales": ídem Presupuestos de Venta.
Se sugiere en el módulo, activar el #ModoAyuda al pie de página para repasar cada uno de los campos que esto requiere.
Ventas > Ventas
La Venta representa el documento por el cual queda asentado el intercambio de bienes o servicios con el cliente. En dicho módulo, se registra cualquier tipo de comprobante que se entrega al cliente como documentación respaldatoria de la venta realizada y concretada, sean Facturas de Venta, Tickets, Notas de Crédito y/o Notas de Débito, entre otras.
ACLARACIÓN
La Venta genera deuda que impacta en la cuenta corriente con el cliente, la misma puede ser consultada desde el módulo Cuentas Corrientes > Generación de Saldos. También, este comprobante genera movimientos de stock, siempre y cuando no se realice mediante la suscripción de un Remito de Venta, o de un Pedido de Venta que fue preparado desde Mobile, dado que estos comprobantes previamente ya generaron la salida de stock.
Creación
A. Sección "Datos Comprobante": ídem Presupuestos de Venta.
B. Sección "Artículos": ídem Presupuestos de Venta. si se agregan Artículos en esta sección, generará movimiento de stock.
C. Sección "Artículos Suscriptos de Presupuestos de Venta": ídem Remitos de Venta. Si se agregan Artículos en esta sección, generará movimiento de stock.
D. Sección "Artículos Suscriptos de Pedidos de Venta": ídem Remitos de Venta. Si se agregan Artículos en esta sección, generará movimiento de stock (salvo que el Pedido haya sido previamente preparado en la plataforma Mobile).
D. Sección "Artículos Artículos Suscriptos de Remitos de Venta": es posible suscribir un Remito de Venta ya generado para, en base a éste comprobante, poder ingresar la Venta. La suscripción puede ser total o parcial. Si se agregan Artículos en esta sección, no generará movimiento de stock. Si se debe generar la Venta con un Artículo que no forma parte del Remito de Venta, se debe agregar desde la sección "Artículos".
E. Sección "Conceptos": cuando al cliente se le emita un comprobante que corresponda a servicios y no a productos (por ejemplo, energía eléctrica, telefonía, étc.), se debe ingresar en la Venta como un Concepto (los Conceptos se crean desde el módulo de Tablas > Conceptos de Compra - Venta).
F. Sección "Regímenes Especiales": cuando se emite un comprobante que incluya algún tributo discriminado, generalmente Percepciones, se deben cargar en está sección. Las distintos Regímenes Especiales, se dan de alta desde el módulo Tablas > Regímenes Especiales. Para poder configurar la aplicación automática de percepciones, recomendamos la lectura del siguiente documento: https://desk.zoho.com/portal/grupocentum/en/kb/articles/agentes-de-recaudacion-ingresos-brutos
G. Sección "Totales": ídem Presupuestos de Venta.
Se sugiere en el módulo, activar el #ModoAyuda al pie de página para repasar cada uno de los campos que esto requiere.
Ventas > Anulación de Pendientes de Ventas
Desde este módulo será posible anular aquellas unidades de Artículos que hayan quedado pendientes de suscripción. Es decir, se podrá suscribir en esta Anulación de Pendientes, ya sea parcial o total, un Presupuesto, Pedido o un Remito de Venta, para que justamente estos comprobantes no figuren como pendientes. De esta manera, dejan de estar visibles para la suscripción en otro comprobante de jerarquía superior. Un ejemplo sería tener un Presupuesto de Venta generado en la que el cliente confirmó la mitad y ya se conoce que la otra mitad no va a ser solicitada, por lo tanto, parte de ese Presupuesto de Venta tiene que anularse.
Creación
A. Sección "Datos Comprobante": además de poder indicar el Número y la Fecha Documento del comprobante (que estos datos ya vendrán cargados por defecto) se podrá indicar una observación a modo de detalle.
B. Sección "Artículos Suscriptos de Remitos de Venta": desde acá se podrán suscribir los Remitos de Venta pendientes que se necesiten anular.
C. Sección "Artículos Suscriptos de Pedidos de Venta": desde acá se podrán suscribir los Pedidos de Venta pendientes que se necesiten anular.
C. Sección "Artículos Suscriptos de Preparaciones de Pedidos de Venta": desde acá se podrán suscribir los Pedidos de Venta pendientes que hayan sido preparados desde la plataforma Mobile que se necesiten anular.
D. Sección "Artículos Suscriptos de Presupuestos de Venta": desde acá se podrán suscribir los Presupuestos de Venta pendientes que se necesiten anular.
Se sugiere en el módulo, activar el #ModoAyuda al pie de página para repasar cada uno de los campos que esto requiere.
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