Capacitación - Artículos
El siguiente documento proporciona información acerca de cómo dar de alta correctamente los artículos en CENTUM, se explica la importancia de tener una correcta identificación de los productos y cómo esto permite un control adecuado del inventario, evitar errores en la facturación y evaluar las estadísticas de cada uno de los artículos. Además, se enumeran las distintas secciones del módulo de Artículos, información relevante y a qué hacen referencia los campos principales. Estas secciones incluyen Datos Generales, Códigos de Barras, Datos Complementarios, Atributos de Artículos, Valores Cuantitativos, Precios y Stock.
Además, el documento proporciona ejemplos de cómo establecer distintas unidades de medida y cómo crear distintas escalas para los productos según la presentación.
ALTA DE ARTÍCULOS Y ENTIDADES PRINCIPALES
A continuación se enumeran las distintas secciones del módulo de Artículos, información relevante y a que hacen referencia los campos principales del ABM de Artículos. Se recomienda visualizar la siguiente playlist que contiene videos tutoriales referentes a cada sección: https://www.youtube.com/playlist?list=PLmK_t6NnAUVG5gBpAV33CCY-9aMqjGGqk
1. Datos Generales
A. Tipos de códigos:
- Código: Es el identificador principal del Artículo (SKU), es un código obligatorio, único e irrepetible. Es posible que la correlatividad de la codificación sea autogestionada por CENTUM.
- Código Propio Proveedor: Código con el cual el Proveedor hace referencia a la mercadería que provee. Se puede vincular los cambios de Precios de Lista de Compra que comunica el Proveedor mediante su Código Propio Proveedor.
- Código Auxiliar: Código alternativo y distinto a los anteriores mencionados en caso de necesitar establecer un código adicional con el cual identificar al Artículo.
La autogestión del primer Código mencionado, en principio, se configura desde el parámetro "Sugerir Código de Artículo" dentro del módulo Administración > Parámetros. Para mayor información acerca de cómo autogenerar los Códigos de los Artículos, contactar al canal de soporte@centumsuite.com.ar
B. Niveles de segmentación:
Para analizar reportes, agregar Artículos a los comprobantes de ventas, hacer controles de stock, cambiar precios, etc., existen distintos filtros para cada una de las clasificaciones de los Artículos, por los que tenerlos correctamente identificados simplificará la operatoria diaria y hará que la gestión sea más directa, ágil y precisa, no solo para la parte operativa sino también para toda la empresa.
Para analizar reportes, agregar Artículos a los comprobantes de ventas, hacer controles de stock, cambiar precios, etc., existen distintos filtros para cada una de las clasificaciones de los Artículos, por los que tenerlos correctamente identificados simplificará la operatoria diaria y hará que la gestión sea más directa, ágil y precisa, no solo para la parte operativa sino también para toda la empresa.
- Rubro: Es el primer nivel de clasificación y campo obligatorio para dar de alta un Artículo. Los Rubros se dan de alta desde Tablas > Rubros. Ejemplo: Bebidas - Galletitas.
- Sub Rubros: Es el segundo nivel de clasificación y también es un campo obligatorio para dar de alta un Artículo, los Sub Rubros forman parte siempre de un Rubro en particular (vinculado en cascada). Se dan de alta desde Tablas > Sub Rubros. Ejemplo: Jugos y Gaseosas dentro del Rubro "Bebidas", Galletitas dulces y Galletitas saladas dentro del Rubro "Galletitas".
- Categoría del Artículo: Es el tercer nivel de clasificación del Artículo (opcional) donde las categorías del Artículo forman parte siempre de un Sub Rubro en particular (vinculado en cascada). Se dan de alta desde Tablas > Categorías de Artículos Ejemplo: Jugos en polvo y Jugos para diluir en el Sub Rubro "Jugos", Obleas y Rellenas dentro del Sub Rubro "Galletitas dulces".
- Sociedad de Artículo: Este tipo de clasificación a diferencia de los anteriores, permite agrupar Artículos de distinto Rubro dentro de una mismo conjunto. Ejemplo: Para gelatinas, mermeladas y yogures bajas calorías se podría crear una Sociedad de Artículo "Light", para Artículos sin gluten una Sociedad de Artículo "Sin TACC".
- Marcas: Desde este campo se debe identificar cuál es la Marca a la que pertenece el Artículo. El mismo tipo de Marca puede ser utilizado en cualquier tipo de artículos, es decir, establecer la misma marca a distintos Rubros, Sub Rubros, Categorías, etc. Las Marcas se dan de alta desde Tablas > Entidades Simples, desde la entidad "Marca de Artículo". Ejemplo: Arcor.
C. Proveedor:
Este campo cuenta con una lupa con filtros de búsqueda para buscar y asignar un proveedor al cual, por lo general, se acostumbra pedirle dicho artículo. Establecer sobre el artículo un proveedor, permite que al cargar un comprobante del circuito de compras emitido por el proveedor asignado se visualicen rápidamente los artículos que lo tengan como proveedor relacionado.
Por ejemplo, en el artículo ALFAJOR se podrá establecer que su proveedor habitual es Alfajorcitos S.A. cuando se cargue una compra de Alfajorcitos S.A. en el listado de artículos automáticamente se visualizará el artículo ALFAJOR. El establecer un Proveedor sobre el artículo no presenta una limitación para restringir la compra del artículo al proveedor asignado, ya que si se quiere cargar una compra a Dulces S.A. mediante los filtros de búsqueda se podrá buscar y agregar a la compra el mismo artículo ALFAJOR.
Este campo cuenta con una lupa con filtros de búsqueda para buscar y asignar un proveedor al cual, por lo general, se acostumbra pedirle dicho artículo. Establecer sobre el artículo un proveedor, permite que al cargar un comprobante del circuito de compras emitido por el proveedor asignado se visualicen rápidamente los artículos que lo tengan como proveedor relacionado.
Por ejemplo, en el artículo ALFAJOR se podrá establecer que su proveedor habitual es Alfajorcitos S.A. cuando se cargue una compra de Alfajorcitos S.A. en el listado de artículos automáticamente se visualizará el artículo ALFAJOR. El establecer un Proveedor sobre el artículo no presenta una limitación para restringir la compra del artículo al proveedor asignado, ya que si se quiere cargar una compra a Dulces S.A. mediante los filtros de búsqueda se podrá buscar y agregar a la compra el mismo artículo ALFAJOR.
EXTRA
Es posible modificar cualquiera de los datos anteriormente mencionados de manera masiva desde el módulo de Gestión de Negocio > Acciones Masivas en Artículos.
D. Es combo:
Desde este botón de acción es posible crear un artículo "Es combo" para representar la agrupación de distintos artículos que se comercialicen en conjunto o en kits. Por ejemplo, se puede crear un artículo "Desayuno café + medialunas" donde se establece que estará compuesto por 1 café con leche y por 3 medialunas.
Se adjunta un documento que detalla la funcionalidad: https://grupocentum.zohodesk.com/portal/en/kb/articles/operacion-articulos-combo
Se adjunta un documento que detalla la funcionalidad: https://grupocentum.zohodesk.com/portal/en/kb/articles/operacion-articulos-combo
2. Códigos de Barras
Desde esta sección es posible establecer cuáles son los códigos de barras de los Artículos. Este dato permite escanear los Artículos mediante lectores de códigos de barras (ya sea para una operación de mostrador de venta al público, o bien, una operación directamente en el depósito). Cada código de barras estará vinculado a la Unidad de Nivel que corresponda (por ejemplo, unidad, caja o bulto).
Desde esta sección es posible establecer cuáles son los códigos de barras de los Artículos. Este dato permite escanear los Artículos mediante lectores de códigos de barras (ya sea para una operación de mostrador de venta al público, o bien, una operación directamente en el depósito). Cada código de barras estará vinculado a la Unidad de Nivel que corresponda (por ejemplo, unidad, caja o bulto).
3. Datos complementarios - Videos - Publicaciones Tienda Online - Tags y Artículos relacionados
Los datos que se establecen en estas secciones no tienen impacto dentro de la operación en CENTUM, sino que es exclusivamente cuando la empresa posee una tienda web online y la integra con CENTUM. Es posible desde CENTUM establecer la descripción al producto, imágenes, videos, Tags (palabras claves para la búsqueda), relacionar Artículos (para que cuando se busque ese Artículo aparezcan otros relacionados) y vincular las URLs de las publicaciones de ese Artículo en las distintas tiendas online adicionales en las que opere la empresa (Mercado Libre, por ejemplo).
Los datos que se establecen en estas secciones no tienen impacto dentro de la operación en CENTUM, sino que es exclusivamente cuando la empresa posee una tienda web online y la integra con CENTUM. Es posible desde CENTUM establecer la descripción al producto, imágenes, videos, Tags (palabras claves para la búsqueda), relacionar Artículos (para que cuando se busque ese Artículo aparezcan otros relacionados) y vincular las URLs de las publicaciones de ese Artículo en las distintas tiendas online adicionales en las que opere la empresa (Mercado Libre, por ejemplo).
4. Atributos de Artículos
Clasificación adicional de los Artículos que permite tener identificadas distintas características del mismo. Los Atributos se dan de alta desde el módulo de Tablas > Atributos de Artículos. Ejemplo: Colores, Sabores, Talles. A partir de los Atributos, es posible generar Variaciones de Artículos, esto significa que, a partir de un Artículo, se pueden generar distintos Artículos en donde lo que varía es el Valor de los Atributos (por ejemplo, una remera en donde varía su talle y su color). Se recomienda visualizar el siguiente tutorial: https://www.youtube.com/watch?v=Uhm14PYPlFQ&list=PLmK_t6NnAUVG5gBpAV33CCY-9aMqjGGqk&index=1&t=100s
Clasificación adicional de los Artículos que permite tener identificadas distintas características del mismo. Los Atributos se dan de alta desde el módulo de Tablas > Atributos de Artículos. Ejemplo: Colores, Sabores, Talles. A partir de los Atributos, es posible generar Variaciones de Artículos, esto significa que, a partir de un Artículo, se pueden generar distintos Artículos en donde lo que varía es el Valor de los Atributos (por ejemplo, una remera en donde varía su talle y su color). Se recomienda visualizar el siguiente tutorial: https://www.youtube.com/watch?v=Uhm14PYPlFQ&list=PLmK_t6NnAUVG5gBpAV33CCY-9aMqjGGqk&index=1&t=100s
5. Valores Cuantitativos
La compra y la venta de los productos por lo general no se produce en las mismas presentaciones y escalas.
A los proveedores se les suele comprar en grandes cantidades y la venta de estos mismos productos a clientes minoristas se produce en cantidades menores, en CENTUM es posible establecer hasta tres Unidades de Nivel del mismo Artículo.
Suponemos que el Proveedor envía el Precio de Lista de Compras de Galletitas por Bulto y le compramos por Bultos.
A los proveedores se les suele comprar en grandes cantidades y la venta de estos mismos productos a clientes minoristas se produce en cantidades menores, en CENTUM es posible establecer hasta tres Unidades de Nivel del mismo Artículo.
Suponemos que el Proveedor envía el Precio de Lista de Compras de Galletitas por Bulto y le compramos por Bultos.
Unidad de Nivel Alt. 1 se debe completar con 144 que son las unidades que corresponden a las unidades que ingresarán cuando se compre 1 Bulto de este Artículo.
Entonces, el campo de Tipo Unidad Nivel Alt. 1 se podría establecer que la Unidad de Nivel Alt. 1 hace referencia a "Bulto". Este campo es meramente informativo, para que el usuario sepa qué es lo que representa la Unidad de Nivel Alt. 1 (los Tipos de Unidad de Nivel se dan de alta desde el módulo de Tablas > Tipos de Unidades de Nivel).
Se recomienda ingresar al siguiente documento que hace referencia al Precio de Lista de Compras: https://grupocentum.zohodesk.com/portal/en/kb/articles/capacitacion-costos-de-reposicion-y-precios-de-lista-de-compra
Entonces, el campo de Tipo Unidad Nivel Alt. 1 se podría establecer que la Unidad de Nivel Alt. 1 hace referencia a "Bulto". Este campo es meramente informativo, para que el usuario sepa qué es lo que representa la Unidad de Nivel Alt. 1 (los Tipos de Unidad de Nivel se dan de alta desde el módulo de Tablas > Tipos de Unidades de Nivel).
Se recomienda ingresar al siguiente documento que hace referencia al Precio de Lista de Compras: https://grupocentum.zohodesk.com/portal/en/kb/articles/capacitacion-costos-de-reposicion-y-precios-de-lista-de-compra
Suponemos que la Venta de las mismas Galletitas que ingresaron en el ejemplo anterior, se produce por Unidad y en determinadas ocasiones se vende por caja de 12 unidades
En Unidad de Nivel Alt. 2 se debe completar con 12 que son las unidades que corresponden a la Venta de una Caja del Artículo.
Entonces, el campo de Tipo Unidad Nivel Alt. 2 se podría establecer que la Unidad de Nivel Alt. 2 hace referencia a "Caja", de esta manera podría ser comercializado de manera unitaria y a su vez en Cajas.
En Unidad de Nivel Alt. 2 se debe completar con 12 que son las unidades que corresponden a la Venta de una Caja del Artículo.
Entonces, el campo de Tipo Unidad Nivel Alt. 2 se podría establecer que la Unidad de Nivel Alt. 2 hace referencia a "Caja", de esta manera podría ser comercializado de manera unitaria y a su vez en Cajas.
IMPORTANTE:
Las Unidades de Nivel por Defecto para cada operación se configuran en los campos Unidad de Nivel por Defecto en Compras y Unidad de Nivel por Defecto en Ventas. Lógicamente, se deberá configurar la Unidad de Nivel por Defecto más habitual/común para cada operación según corresponda (luego, al momento de cargar el comprobante de Compra o de Venta el usuario podrá, si cuenta con los permisos, modificar la Unidad de Nivel en la que quiere generar dicho comprobante).
6. Precios
Esta sección presenta el listado de cada Lista de Precios de Venta de los Artículos según cada Sucursal.
El Precio en esta sección, tanto Neto como Final, se visualiza de manera unitaria, con información relevante acerca de márgenes, promociones y descuentos.
Se recomienda ingresar al siguiente documento que hace referencia a la formación y actualización del Precio de Venta de los Artículos: https://grupocentum.zohodesk.com/portal/en/kb/articles/actualizacion-de-precios-de-venta-de-forma-masiva
Esta sección presenta el listado de cada Lista de Precios de Venta de los Artículos según cada Sucursal.
El Precio en esta sección, tanto Neto como Final, se visualiza de manera unitaria, con información relevante acerca de márgenes, promociones y descuentos.
Se recomienda ingresar al siguiente documento que hace referencia a la formación y actualización del Precio de Venta de los Artículos: https://grupocentum.zohodesk.com/portal/en/kb/articles/actualizacion-de-precios-de-venta-de-forma-masiva
7. Stock
Esta sección presenta el listado de las existencias de cada Sucursal, Sección Sucursal y Ubicación del Artículo. Es posible también establecer distintos indicadores de stock (Stock Mínimo, Stock Ideal, Stock Excesivo y Stock Crítico) para luego generar alertas en base a estos indicadores y emitir reportes relacionados (por ejemplo, Reposición de Artículos).
Esta sección presenta el listado de las existencias de cada Sucursal, Sección Sucursal y Ubicación del Artículo. Es posible también establecer distintos indicadores de stock (Stock Mínimo, Stock Ideal, Stock Excesivo y Stock Crítico) para luego generar alertas en base a estos indicadores y emitir reportes relacionados (por ejemplo, Reposición de Artículos).
Se recomienda ingresar al siguiente documento que hace referencia al Stock: https://grupocentum.zohodesk.com/portal/en/kb/articles/capacitacion-stock
Se sugiere activar el #ModoAyuda al pie de página para repasar cada uno de los campos que esto requiere.
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