Capacitación - Circuito de compras
MÓDULOS PARA LLEVAR ADELANTE EL CIRCUITO DE COMPRAS DE LA EMPRESA
Este documento instructivo tiene como objetivo guiarte en los distintos procesos del circuito de Compras de la empresa. El menú de Compras posee diversos módulos que van a permitir
gestionar y controlar las operaciones con los distintos Proveedores. Desde que se genera la necesidad interna de los sectores de la empresa, para luego realizar la solicitud de compra a través de la Orden de Compra al Proveedor, hasta el ingreso de los
artículos al stock mediante el Remito de Compra o directamente desde el
comprobante de Compra (Factura que emite el Proveedor).
El menú de Compras contiene los siguientes módulos, a
saber:
- Requerimiento de Compra
- Órdenes de Compra
- Remitos de Compra
- Compras
- Anulación de Pendientes de Compras
Creación, filtros de búsqueda y resultados de búsqueda (aplica a todos los comprobantes):
Al
ingresar a cada módulo se observa la siguiente pantalla, donde se encuentra:
- Botón "Crear": desde acá se procede a dar de alta un nuevo comprobante.
- Sección "Filtros Búsqueda": permite a través de los distintos filtros que están disponibles, realizar una búsqueda de los comprobantes ya existentes. Los filtros que se apliquen actuarán de manera compuesta.
- Sección "Resultados Búsqueda": una vez seleccionados los filtros necesarios, al presionar el botón “Buscar”, se visualiza en la grilla de resultados los comprobantes en base a los filtros utilizados. Desde esta sección, si el Usuario cuenta con los permisos habilitados tiene la opción Modificar, Anular, Imprimir, entre otros; el comprobante seleccionado.
Todos los permisos de acciones sobre los distintos módulos, se gestionan desde el módulo de Seguridad > Acciones por Página por Roles.
Compras > Requerimiento de Compra
El Requerimiento de Compra representa la solicitud por cada sector de la empresa al sector de Compras, de los insumos necesarios para su funcionamiento. El requerimiento luego podrá ser suscripto en una Orden de Compra para su posterior envío al Proveedor seleccionado.
Se recomienda la lectura del siguiente documento: Requerimiento de Compra (zohodesk.com)
Compras > Órdenes de Compra
La Orden de Compra representa
la solicitud de Artículos a los distintos proveedores, estableciendo las cantidades necesarias.
Este comprobante tiene la opción de impresión y/o emisión en formato
exportable para su posterior envío a quien corresponda, vía mail y otros medios digitales.
La importancia de utilizar la Orden de Compra dentro del circuito, radica en que
a través de la emisión de diversos reportes, es posible llevar un control sobre
la periodicidad en que se realizan Órdenes de Compras a uno o varios
proveedores, la demora en la entrega por parte del mismo, también evaluar pendientes y verificar las Órdenes de Compra ya existentes para evitar duplicar la solicitud.
ACLARACIÓN
El comprobante de Orden de Compra no genera ingreso de stock de los Artículos que se
cargan en la misma, ya que representa la solicitud al proveedor y no la recepción.
Creación
A. Sección "Datos Comprobante"
- Proveedor: desde la lupa, se debe ingresar a la búsqueda del proveedor al cual vamos a emitirle la Orden, mediante diversos filtros.
- Campos de sólo lectura: son campos que se autocompletan una vez seleccionado el proveedor y trae la información establecida previamente en el módulo Tablas > Clientes, Proveedores y Bancos.
- Resto de campos: también se autocompletan una vez seleccionado el proveedor, la diferencia con los campos sólo lectura, es que se pueden modificar siempre y cuando el usuario tenga los permisos habilitados.
B. Sección "Artículos": existen 2 maneras de agregar los Artículos al
comprobante.
- Botón “Agregar”: trae por defecto los Artículos que están asociados al proveedor seleccionado, pero es posible traer artículos de otro proveedor, utilizando los filtros disponibles. Desde allí, se podrán agregar los Artículos colocando la cantidad a solicitar.
- Botón “Agregar Masivamente Artículos”: es posible importar un archivo para agregar los Artículos de forma masiva cuando se cuente con una cantidad de Artículos considerable. Una opción para armar este archivo, es obtener la información a partir de la emisión de distintos reportes (Reporte de Reposición de Artículos, Inventario Comparativo y/o Demanda Estimada) que permitan tomar la decisión de compra. El archivo siempre deberá guardarse en formato de texto delimitado por tabulaciones y deberá contener como mínimo el código del Artículo y la cantidad.
C. Sección "Totales": se visualizan los totales del comprobante que se está cargando, para
corroborar antes de guardar.
Se sugiere en el módulo, activar el #ModoAyuda al pie de página para repasar cada uno de los campos que esto requiere.
Compras > Remitos de Compra
El Remito de Compra representa la recepción de los Artículos solicitados al proveedor. La importancia de utilizar el Remito de Compra dentro del circuito, radica en poder llevar un registro y control de las unidades recepcionadas en los depósitos de
la empresa, y en el caso de existir diferencias con la Orden de Compra,
reclamar las mismas. También, cargar este comprobante "intermedio" entre la Orden de Compra y la Compra, permite notar si hay diferencias entre lo que se recibió y lo que el proveedor finalmente facturó.
ACLARACIÓN
El Remito de Compra genera ingreso de stock de los Artículos que se cargan a través de este comprobante, pero no tienen impacto en la cuenta corriente del proveedor (es decir, no generan deuda).
Creación
A. Sección "Datos Comprobante": ídem Orden de Compra.
B. Sección "Artículos": ídem Orden de Compra.
C. Sección "Artículos Suscriptos Órdenes de Compra": es posible suscribir una Orden de Compra ya generada para, en base a éste comprobante, poder ingresar el Remito de Compra. La suscripción puede ser total o parcial. Si se recepciona un Artículo que no forma parte de la Orden de Compra, se debe agregar desde la sección "Artículos".
D. Sección "Totales": ídem Orden de Compra.
Se sugiere en el módulo, activar el #ModoAyuda al pie de página para repasar cada uno de los campos que esto requiere.
Compras > Compras
La Compra representa el documento por el cual queda asentado el intercambio de bienes o servicios
con el proveedor. En dicho módulo, se registran cualquier tipo de
comprobante que nos entrega el proveedor como documentación respaldatoria de la
compra realizada y concretada, sean Facturas de Compra, Tickets, Notas de Crédito y/o Notas
de Débito, entre otras. Lógicamente, la carga de este comprobante en CENTUM debe ser tal cual como lo haya emitido el proveedor.
ACLARACIÓN
La Compra genera deuda que impacta en la cuenta corriente con
el proveedor, la misma puede ser consultada desde el módulo Cuentas Corrientes > Generación de Saldos. También, este comprobante genera movimientos de stock, siempre y cuando no se realice mediante la suscripción de un Remito de Compra, dado que este último previamente ya generó el ingreso de stock.
Creación
A. Sección "Datos Comprobante": ídem Orden de Compra.
B. Sección "Artículos": ídem Orden de Compra. Si se agregan Artículos en esta sección, generará movimiento de stock.
C. Sección "Artículos Suscriptos de Remitos de Compra": es posible suscribir un Remito de Compra ya generado para, en base a éste comprobante, poder ingresar la Compra. La suscripción puede ser total o parcial. Si se agregan Artículos en esta sección, no generará movimiento de stock. Si el proveedor emitió la Compra con un Artículo que no forma parte del Remito de Compra, se debe agregar desde la sección "Artículos".
D. Sección "Artículos Suscriptos de Ordenes de Compra": ídem Remito de Compra. Si se agregan Artículos en esta sección, generará movimiento de stock.
E. Sección "Conceptos": cuando el proveedor emita un comprobante que corresponda a servicios y no a productos (por ejemplo, energía eléctrica, telefonía, etc.), se debe ingresar en la Compra como un Concepto (los Conceptos se crean desde el módulo de Tablas > Conceptos de Compra - Venta).
F. Sección "Regímenes Especiales": cuando el proveedor emita un comprobante que incluya algún tributo discriminado, generalmente Percepciones, se deben cargar en está sección. Las distintos Regímenes Especiales, se dan de alta desde el módulo Tablas > Regímenes Especiales.
G. Sección "Totales": ídem Orden de Compra. Es importante la revisión de estos totales ya que deben coincidir con el comprobante entregado por el proveedor.
Se sugiere en el módulo, activar el #ModoAyuda al pie de página para repasar cada uno de los campos que esto requiere.
Compras > Anulación de
Pendientes de Compras
Desde este módulo será posible anular aquellas unidades de Artículos que hayan quedado pendientes de suscripción en una Compra. Es decir, se podrá suscribir en esta Anulación de Pendientes, ya sea parcial o total, una Orden de Compra o un Remito de Compra, para que justamente estos comprobantes no figuren como pendientes. De esta manera, dejan de estar visibles para la suscripción en otro comprobante de jerarquía superior. Un ejemplo sería tener una Orden de Compra generada en la que el proveedor entregó la mitad y ya se conoce que la otra mitad no va a ser entregada, por lo tanto, parte de esa Orden de Compra tiene que anularse.
Creación
A. Sección "Datos Comprobante": además de poder indicar el Número y la Fecha Documento del comprobante (que estos datos ya vendrán cargados por defecto) se podrá indicar una observación a modo de detalle.
B. Sección "Artículos Suscriptos de Remitos de Compra": desde acá se podrán suscribir los Remitos de Compra pendientes que se necesiten anular.
C. Sección "Artículos Suscriptos de Órdenes de Compra": desde acá se podrán suscribir las Ordenes de Compra pendientes que se necesiten anular.
Se sugiere en el módulo, activar el #ModoAyuda al pie de página para repasar cada uno de los campos que esto requiere.
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