Capacitación - Circuito de pagos

Este documento instructivo tiene como objetivo guiarte en los procesos del circuito de Pagos de la empresa. El menú de Pagos posee dos módulos que van a permitir gestionar y controlar las operaciones de pago a los distintos Proveedores. Desde que se genera el Aviso de Pago, días previos al vencimiento del comprobante, hasta la efectivización de la Orden de Pago donde se incluyen los valores con los cuales se cancela el comprobante adeudado.

MÓDULO PARA LLEVAR ADELANTE EL CIRCUITO DE PAGOS A PROVEEDORES

El menú de Pagos incluye los siguientes módulos, a saber: 

1. Avisos de Pago 
   
2. Órdenes de Pago

Creación, filtros de búsqueda y resultados de búsqueda (aplica a todos los comprobantes):

Al ingresar a cada módulo se observa la siguiente pantalla, donde se encuentra:

1. Botón "Crear": desde acá se procede a dar de alta un nuevo comprobante.
   

1. Sección "Filtros Búsqueda": permite a través de los distintos filtros que están disponibles, realizar una búsqueda de los comprobantes ya existentes. Los filtros que se apliquen actuarán de manera compuesta.

1. Sección "Resultados Búsqueda": una vez seleccionados los filtros necesarios, al presionar el botón “Buscar”, se visualiza en la grilla de resultados los comprobantes en base a los filtros utilizados. Desde esta sección, si el Usuario cuenta con los permisos habilitados tiene la opción Modificar, Anular, Imprimir, entre otros; el comprobante seleccionado.
   

Todos los permisos de acciones sobre los distintos módulos, se gestionan desde el módulo de Seguridad > Acciones por Página por Roles.

Se sugiere en cada uno de los módulos, activar el #ModoAyuda al pie de página para repasar cada uno de los campos que esto requiere.

Pagos > Avisos de Pago

El Aviso de Pago representa la información previa a la Orden de Pago, donde se cargan todos los documentos a cancelar, de manera parcial y/o total, y de corresponder también se calculan las retenciones a realizar sobre dichos comprobantes. 

La importancia de utilizar el Aviso de Pago dentro del circuito de Pagos, para aquellas empresas que cuentan con un sector de Cuentas a Pagar y otro sector de Tesorería, radica en que mediante este comprobante el sector Cuentas a Pagar informa al sector Tesoría los importes a abonar para que este último solo defina los valores a utilizar y mediante la suscripción del comprobante en la Orden de Pago, efectivize el pago.  

ACLARACIÓN

El Aviso de Pago no tiene impacto en la cuenta corriente del proveedor (es decir, no cancela deuda).

Creación

A. Sección "Datos Comprobante"

1. Proveedor: desde la lupa, se debe ingresar a la búsqueda del proveedor al cual se le emitirá el Aviso de Pago, mediante diversos filtros.

1. Campos de sólo lectura: son campos que se autocompletan una vez seleccionado el proveedor y trae la información establecida previamente en el módulo Tablas > Clientes, Proveedores y Bancos.

1. Resto de campos: también se autocompletan una vez seleccionado el proveedor, la diferencia con los campos sólo lectura, es que se pueden modificar siempre y cuando el usuario tenga los permisos habilitados.

B. Contenido del Aviso de Pago

1. Cancelaciones: desde el botón "Agregar" se visualizan todos los comprobantes pendientes de cancelar, se podrán seleccionar Facturas de Compras, Notas de crédito de Compras, Anticipos de Proveedores, entre otros. Desde esta sección existe la posibilidad cancelar parcialmente los documentos con un importe cancelado menor al total. El check "Cuenta Corriente Unificada" permite seleccionar comprobantes de Venta si el Proveedor también es Cliente de la empresa.
   
2. Anticipos:  Permite documentar el egreso de importes mediante conceptos varios, representan el saldo a favor con el Proveedor que quedará pendiente para ser utilizado como cancelación en una futura transacción. 
   
3. Retenciones: cuando la empresa actúe como Agente de Recaudación de impuestos nacionles y/ provinciales, se deben realizar las configuraciones respectivas, para que el cálculo de las retenciones se realice de manera automática en el caso de corresponder.
   
   

   Recomendamos la lectura de los siguientes documentos: https://grupocentum.zohodesk.com/portal/en/kb/grupocentum/impuestos

C. Sección "Total": Se visualizará el importe total neto a pagar que se informará al sector que deberá preparar los valores para efectivizar el pago.

Pagos > Ordenes de Pago

A. Sección "Datos Comprobante": ídem Aviso de Pago.

En dicho módulo de Ordenes de Pago, se visualiza el boton de "Asociar Aviso de Pago" para suscribir aquellos Avisos de Pago pendientes  a la Orden de pago, con la información cargada en el módulo descripto anteriormente.  

B. Contenido de Ordenes de Pago:

1. Cancelaciones:  ídem Aviso de Pago.
2. Anticipos :  ídem Aviso de Pago.
3. Retenciones:  ídem Aviso de Pago.
   
4. Efectivos: desde esta sección se seleccionarán los valores de tipo efectivo con los cuáles se realizará el Pago. Se dan de alta desde Tablas > Valores. 
5. Cheques Propios: esta sección va a mostrar todos los cheques propios de todas las chequeras que se encuentren en cartera. Mediante los distintos filtros disponibles es posible limitar la búsqueda a una chequera puntual o Nº de cheque, por ejemplo. Las chequeras se dan de alta desde Tablas > Chequeras.
   
6. Cheques Terceros: en esta sección se cargan los valores que se entregarán al proveedor como parte de pago, que sean del tipo Cheque de Terceros; al igual que los Cheques Propios, mediante los distintos filtros disponibles es posibles realizar la búsqueda de aquellos cheques de terceros que se encuentren "En Cartera".
   

C. Sección "Totales": se visualizan los totales del comprobante que se está cargando, para corroborar antes de guardar el pago.

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