Autorizaciones por comprobante

Autorizaciones por comprobante

POSIBILIDAD DE GENERAR REGLAS DE AUTORIZACION POR IMPORTE Y POR USUARIO

Versión original a la que aplica: 3.22.0

Hasta el momento, si un usuario contaba con los permisos para autorizar, por ejemplo, Pedidos de Venta, tenía el alcance de autorizar cualquier Pedido de Venta que se genere sin tener en cuenta el importe del Pedido ni la Clase de Cliente. Esto se mantiene, pero en dicha versión, se incorpora una nueva funcionalidad para tener la posibilidad de configurar que determinado usuario solamente autorice comprobantes hasta determinado importe y superado ese importe, la autorización la realice otro usuario. También, se podrá establecer que determinado usuario solamente autorice comprobantes de determinada Clase de Empresa.

A continuación, se detallan las nuevas funciones y el módulo en el que impacta:

Administración > Autorizaciones por Comprobante

1. Usuarios
  1. Al momento de administrar una regla de autorización por comprobante, se agregó una columna "Usuarios" para poder indicar los usuarios que podrán autorizar.
  1. Adicionalmente, el rol del usuario deberá tener asignada la acción control ya existente "Autorizar Comprobante", desde Seguridad > Acciones por Página por Roles, para poder autorizar.
  1. Los usuarios autorizadores se configuran por Clase de Empresa y por rango de importes (funcionalidad detallada debajo). Si no se configura ningún usuario, podrán autorizar comprobantes solo aquellos que cuenten con la acción control del punto anterior.
  1. Al momento de agregar un usuario, está la posibilidad de indicar "Es Firma Obligatoria". Esto indica que para que se pueda autorizar el comprobante SI O SI deberá haberlo autorizado ese usuario. Por ejemplo, si hay 3 usuarios configurados como autorizadores (1 de ellos obligatorio) y el comprobante requiere 2 firmas, para que pueda autorizarse el comprobante, si o si el usuario con firma obligatoria deberá haberlo autorizado.
2. Importe Máximo
  1. Al momento de administrar una regla de autorización por comprobante, se agregó una columna "Importe Máximo" para poder indicar hasta qué monto pueden autorizar los usuarios configurados en el punto anterior. Si el campo queda con valor "0", indica que no tiene límite.
  1. La columna "Importe Mínimo" ya existente, tendrá el mismo comportamiento que tiene hoy (si el importe de un comprobante está por debajo del Importe Mínimo, no requerirá autorización), solamente que ahora además servirá para establecer un rango de importes con el "Importe Máximo".
ACLARACION
El menor rango de "Importe Mínimo" será el que tendrá la regla de autorizar automáticamente (lo que funciona hoy, detallado en el párrafo anterior), el resto de "Importe Mínimo" agregados serán únicamente para establecer rangos. Adicionalmente, si la empresa opera con autorizaciones automáticas de Pedidos de Venta (https://desk.zoho.com/portal/grupocentum/en/kb/articles/autorizacion-automatica-pedidos-venta), los Pedidos de Venta que estén por debajo del menor Importe Mínimo configurado y requieran autorización, podrán ser autorizados únicamente por los usuarios configurados en ese rango.

3. Agregar
  1. Al momento de administrar una regla de autorización por comprobante, se agregó una columna "Agregar" con un botón de acción para poder agregar distintos rangos de importes según Importe Mínimo y según Importe Máximo. Es decir, este botón agregará una nueva línea de la misma Clase de Empresa para así poder establecer usuarios autorizadores distintos en cada rango.
  1. Se podrán agregar la cantidad de rangos de autorización cuantas veces el administrador lo requiera.
Se sugiere, en los módulos de los comprobantes con los cuales se trabaja con autorizaciones, cuando el usuario autorizador seleccione el filtro de "No Autorizado", hacer uso del nuevo checkbox "Con posibilidad de Autorizar". Si está tildado, CENTUM arrojará como resultado de la búsqueda únicamente aquellos comprobantes que ese usuario tiene permitido autorizar.

Al igual que lo era hasta el momento, para que se genere la solicitud de autorización de determinado comprobante, tanto el Cliente como el Proveedor deberán tener tildado el check "Requiere autorización en...", ubicado en la sección Datos Venta y en la sección Datos Compra, respectivamente.

Se recomienda hacer uso de los reportes de: Autorizaciones en Pedidos de Venta, Autorizaciones en Ordenes de Compra, Autorizaciones en Remitos de Compra, Autorizaciones en Compras y Autorizaciones en Avisos de Pago para poder revisar los motivos de autorización y los usuarios que autorizaron cada comprobante.

Teniendo en cuenta todo lo anterior, con la nueva funcionalidad, por ejemplo, se podría establecer que el Usuario "Matías" autoriza únicamente comprobantes de la Clase Proveedor "GASTOS" hasta $35.000, mientras que los comprobantes que superen los $35.000, también de la Clase Proveedor "GASTOS" los autoriza "Melina".

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