Envío de Composición de Saldos por e-Mails en forma automática
CONSIDERACIONES PARA UTILIZAR EL ENVÍO POR MAIL DE COMPOSICIÓN DE SALDOS
En este documento se detallan las configuraciones necesarias para poder establecer el envío automático y periódico de reportes de deuda a los clientes. Este módulo permite configurar distintos envíos según las necesidades de comunicación de la empresa.
El envío del reporte de deuda del cliente a una fecha determinada, va a depender de si este parámetro está tildado o no.
Administración> Parámetros - "Calcular saldo de cliente en ventas a fecha documento (se contemplará, solo lo vencido)."
- Si está tildado, en el Reporte se visualizarán comprobantes pendientes de cancelar hasta la fecha vencimiento del día de la fecha; es decir solo se enviará la deuda vencida.
- Si está destildado en el Reporte se visualizarán comprobantes pendientes de cancelar hasta la fecha documento del día de la fecha; es decir que se mostrará la deuda completa (Vencidos y No vencidos).
Creación: Para crear una nueva se debe tocar el botón Crear y aparecerán los campos a completar para su creación, a saber:
- Nombre: Identificador interno para ubicar fácilmente la configuración. Por ejemplo "Reporte Deuda Mayoristas".
- Nombre Remitente por Defecto: Nombre del remitente que figurará en el e-mail. Por ejemplo "Cuenta Corrientes - Nombre de la Empresa".
- E-mail Remitente por Defecto: Dirección desde la cual se enviará el correo. Por ejemplo "cuentascorrientes@centum.com"
- Asunto E-mail: Texto que se mostrará como asunto en el correo. Por ejemplo "Estado de deuda".
- Fecha Inicio y Fecha Fin: Determina el período durante el cual se enviarán los reportes.
- Horario: determina el horario en el cual se enviarán los reportes.
- Check "Notificar por saldo menor o igual a 0": Casilla para indicar si se debe enviar el e-mail cuando el cliente
- No tenga deuda
- Tenga saldo a favor
- Check "Activo": Esta casilla debe estar tildada para que la configuración se mantenga en funcionamiento.
- Divisiones Empresa: Indica las empresas que se contemplarán para la generación del reporte.
- Días de la Semana: Indica los días en las cuales se ejecutará el envío de los saldos.
- Cuerpo E-Mail: Mensaje principal que recibirá el cliente en el correo. Por ejemplo: "Estimado cliente, le dejamos adjunto su estado de deuda al día de la fecha."
- Botón Guardar: Una vez completados todos los campos, presioná el botón “Guardar” y la configuración quedará activa para ejecutar envíos según lo establecido.
Filtros de Búsqueda: Desde dicha sección podés consultar todas las configuraciones ya creadas.
- Nombre: búsqueda por el nombre establecido en la creación de la configuración.
- Check Incluir No Activos: Indica si se incluyen o no las configuracion que no están activas.
- Botón Buscar: Acciona la búsqueda en función de los filtros establecidos.
ACLARACIONES IMPORTANTES:
- Cada configuración de envío es independiente y puede incluir uno o varios clientes.
- Un mismo cliente puede agregarse más de una vez, en caso de necesitar enviar el estado de deuda a diferentes direcciones de correo electrónico.
- El envío del reporte de deuda siempre se realizará sobre la división en la cual fue creada la configuración. Por ejemplo, si se genera desde la división Empresa, se enviará la deuda correspondiente solo a esa división. Salvo que se haga uso del campo Divisiones Empresa al momento de realizar la configuración.
Cuando se ejecuta el envío:
- Se genera automáticamente un reporte de deuda actualizado.
- El reporte se adjunta al e-mail enviado al cliente.
Se sugiere en el módulo activar el #ModoAyuda al pie de página para repasar cada uno de los campos que esto requiere.
IMPORTANTE
En el caso de querer operar con esta funcionalidad, es un servicio que debe activarse. Para ello, es necesario elevar un correo a comerciales@centumsuite.com.ar para finalizar la configuración.
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