Acuerdos comerciales con proveedores
En la relación con los proveedores no solo intervienen las compras habituales, sino también acuerdos comerciales con ellos que brindan beneficios adicionales para la empresa. Estos acuerdos pueden adoptar distintas formas, como por ejemplo el reconocimiento de un descuento por parte del proveedor ante alguna acción de venta.
El propósito de este documento es plasmar un proceso para registrar y gestionar este tipo de acuerdos en Centum: identificar los beneficios negociados con cada proveedor y dar seguimiento a la efectivización de los mismos. Esto es clave para garantizar la trazabilidad de los acuerdos, mantener un control ordenado de las condiciones pactadas y contar con información confiable para auditorías, reportes y toma de decisiones.
El proceso sugerido para llevar adelante la gestión de estos acuerdos dentro Centum se basa en utilizar promociones comerciales afectadas a los artículos de los proveedores con los que se tiene este tipo de acuerdos, para luego poder identificar las ventas donde impacto cada promoción que permita llevar control y gestión con la información adecuada para realizar los ajustes de las cuentas corrientes de los proveedores. Estos ajustes van a representar internamente la deuda que tienen éstos con la empresa en base a los acuerdos comerciales, hasta tanto emitan y envíen las Notas de Crédito de respaldo correspondientes.
A continuación simulamos una operación de éstas características explicando como sería el flujo del proceso.
1. Creación de Promoción Comercial
El primer paso es crear las promociones comerciales que representen los acuerdos con los proveedores desde del módulo Tablas > Promociones comerciales, colocando a modo de titulo lo acordado con el proveedor.
En este ejemplo el proveedor reconoce un 40% de descuento sobre la venta de sus artículos, por lo que la validación debe establecerse para que impacte en las ventas de artículos del proveedor en cuestión.
El resultado de la promoción comercial, es decir lo que finalmente se calcule una vez cumplida la validación, será establecido de cara al cliente, ya que impactará en las ventas.
2. Ventas
Se emiten las ventas normalmente y de los artículos involucrados en la promoción comercial se verá impactada la misma en forma automática de cara al cliente. Internamente esto va a permitir luego poder identificar por artículo vendido el acuerdo con el proveedor que representa a través de un reporte.
3. Reporte de Ofertas
Desde el módulo Reportes Estadísticas de Venta > Ofertas se obtiene el reporte que muestra el impacto de cada promoción por artículo y cliente. Con esta información se controlan y gestionan los acuerdos con los proveedores.
Sugerimos generar el reporte por tipo Detallado y utilizar los filtros de búsqueda necesarios para acotar la información que se necesita obtener.
4. Ajustes de Cuenta Corriente a Proveedores
Por resolución General de ARCA (RG 4540/2020) sólo los sujetos que emitieron los comprobantes por las operaciones originarias podrán emitir las notas de crédito y/o débito en concepto de descuentos, por tal motivo sugerimos instrumentarlos con ajustes de cuenta corriente de manera provisoria hasta la recepción de los comprobantes por parte de los proveedores.
4.1. Impacto en la Gestión
Con la información obtenida del reporte anterior se generan los Ajustes de cuenta corriente para dejar reflejado en la deuda los descuentos que se deben obtener de los proveedores. Estos ajustes pueden realizare en forma individual o masivamente con la importación de un archivo desde Ajustes de cuenta corriente masivos
TIP
Trabajar el reporte de ofertas en formato Excel permite poder ir armando los archivos para generar los ajustes en forma más ágil: copiando y pegando la información, aplicando fórmulas para cálculos automáticos que determinen el importe del ajuste, etc.
En la Cuenta Corriente del Proveedor, se ve este ajuste reflejado en el saldo de deuda:
4.2. Impacto en la Contabilidad
Para reflejar el correcto impacto de estos movimientos a nivel contable, es necesario que el concepto vario que se utiliza para crear los ajustes de cuenta corriente tenga imputada contablemente una cuenta transitoria que refleje correctamente el saldo por las NC pendientes a recibir de parte de los proveedores. Al generar el ajuste, el asiento que se ejecutará es el siguiente:
Proveedores
a Acuerdo Proveedores pendientes (transitoria)
Y en los respectivos Mayores de cuenta se irán reflejando los saldos.
Mayor de Cuentas: Proveedores
Mayor de Cuentas: Acuerdo Proveedores pendientes (transitoria)
5. Recepción y registro Nota de Crédito
5.1. Impacto en la Gestión
Al recibir la Nota de Crédito emitida por el proveedor, debe registrarse desde el módulo Compras > Compras, y el concepto de compra a utilizar debe ser el que refleje el descuento obtenido por parte del proveedor.
Por otro lado, deben anularse los ajustes de cuenta corriente generados de manera provisoria al proveedor para que no se dupliquen las registraciones, lo que provocará también que se vaya ajustando contablemente la cuenta transitoria.
Para que quede habilitada la opción de hacer las anulaciones de los ajustes de cuenta corriente al recibir las NC, no debe haber generada Orden de Pago entre la factura de compra y el ajuste, sino que sea al solo efecto de poder visualizar el saldo "real" que se le adeuda al proveedor en la consulta de saldos y movimientos de cuenta corriente.
La Nota de Crédito será compensada contra la factura de compra en la generación de la Orden de Pago.
5.2. Impacto en la Contabilidad
Con la registración de la NC y la anulación del ajuste, la cuenta contable Proveedores no debería verse alterada y se registrará como contrapartida el descuento (o cuenta a utilizar) que aplica el proveedor.
Asiento:
Proveedores (porque el comprobante se le carga al proveedor, que tiene imputada esa cuenta contable)
a Descuentos obtenidos (si se quiere reflejar el beneficio por el descuento que hace el proveedor, sin tocar el costo)
CONTROL
En el Mayor de Cuentas, la cuenta imputada a los acuerdos comerciales con proveedores debe permanecer sin saldo, ya que se trata de una cuenta transitoria.
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