Requerimiento de compra
POSIBILIDAD DE GENERAR COMPROBANTES INTERNOS PREVIOS A UNA ORDEN DE COMPRA
Version original a la que aplica 4.1
En esta versión, CENTUM implementa un nuevo módulo dentro del circuito de Compras, que permitirá gestionar requerimientos de compras, que serán creados por los distintos sectores internos de la empresa, quienes solicitarán insumos necesarios para su funcionamiento. Una vez creados, los requerimientos podrán ser suscriptos en una Orden de Compra para luego ser enviada al Proveedor para su posterior compra.
El requerimiento podrá ser modificado y/o anulado siempre que se cuenten con los permisos necesarios para realizarlos.
A continuación se detalla lo necesario para comprender el funcionamiento del módulo:
1. Creación, filtros de y resultados de búsqueda:
Al ingresar al módulo se observa la siguiente pantalla, donde se encuentra lo siguiente:
- Botón "Crear": desde aquí se procederá a dar de alta un nuevo requerimiento.
- Sección "Filtros de Búsqueda": permite a través de los distintos filtros que están disponibles, realizar una búsqueda de los requerimientos ya existentes. Los filtros que se apliquen actuarán de manera compuesta.
- Sección "Resultados de Búsqueda": una vez seleccionados los filtros necesarios, al presionar el botón “Buscar”, se visualiza en la grilla de resultados los requerimientos en base a los filtros utilizados. Desde esta sección, si el Usuario cuenta con los permisos habilitados tiene la opción de Modificar, Anular, Imprimir, entre otros; el requerimiento seleccionado.
Todos los permisos de acciones sobre el módulo, se gestionan desde el módulo de Seguridad > Acciones por Página por Roles.
Se sugiere activar el #ModoAyuda al pie de página, para repasar cada uno de los campos que esto requiere.
2. Creación
- Sección "Datos Comprobante": contiene diversos campos con datos que se autocomplentan automáticamente, con opción a ser modificados si se cuentan con los permisos necesarios; a excepción del campo Obervaciones que esta disponible para colocar cualquier tipo de aclaración que el usuario crea conveniente.
- Sección "Artículos": desde el botón "Agregar" será posible acceder a los filtros para realizar la búsqueda de Artículos ya creados en CENTUM desde Tablas > Artículos.
- Sección "Referencia de Artículos": desde el botón "Agregar" será posible agregar una línea por cada referencia que se solicite en el requerimiento, donde se indicará una breve Descripción, Cantidad y cualquier tipo de Observacion en el caso de ser necesario. A diferencia de la sección anterior, esta sección esta dirigida a aquellos usuarios dentro de la empresa que no cuentan con el conocimiento exacto de los artículos cargados en CENTUM, o bien permitirá solicitar algun artículo nuevo que desean incorporar.
- Botón "Guardar": una vez finalizada la carga de los artículos y/o referencias, desde el botón Guardar se procederá a la registración del requerimiento y estará disponible para su búsqueda mediante distintos filtros, como detallamos en el punto 1 de este documento.
ACLARACION:
- El Requerimiento de Compra no genera movimientos de stock de los Artículos que se cargan en la misma.
3. Suscripción del Requerimiento de Compras
El Requerimiento de Compra podrá ser suscripto en el comprobante Orden de Compra, y solo por los Artículos existentes en CENTUM, es decir aquellos que se cargan dentro del requerimiento en la sección Artículos y que existan en el ABM correspondiente, y no las Referencias de Artículos.
Existen dos modalidades disponibles para suscribir un Requerimiento de Compra a una Orden de Compra:
3.1. Suscripción Manual
Desde el botón agregar de la sección Artículos Suscriptos de Requerimientos de Compra, se busca dentro de la grilla de pendientes el requerimiento a suscribir, se selecciona y con el botón agregar o agregar y volver se cargarán todos los artículos con cantidades pendientes de ese comprobante, y luego de ser necesario, se deberán eliminar de la grilla de resultados aquellos artículos o cantidades que no serán suscriptas y resulten aún pendientes para futuras compras.
3.2. Suscripción mediante Importación de Archivo
Esta opción permite una suscripción selectiva y masiva. Es ideal cuando solo se necesita suscribir una parte específica del requerimiento o cuando se manejan listas extensas de artículos procesadas previamente.
Desde la sección Artículos Suscriptos de Requerimientos de Compra, botón agregar, se busca en la grilla de pendientes aquel requerimiento a suscribir.
Se debe seleccionar el comprobante y haciendo click en el ícono de la columna Importar Archivo se abrirá una nueva ventana para importar el archivo e indicar los campo columna correspondientes al mismo.
Debe ser un archivo en formato texto delimitado por TAB, sin contener títulos.
Una vez cargado el archivo, Centum validará que los artículos y cantidades coincidan con lo pendiente en el Requerimiento de Compra. En caso de errores de formato o códigos inexistentes, el sistema indicará la línea específica para su corrección.
Gestión de Excedentes o Artículos fuera de Requerimiento:
Si el archivo contiene artículos que no están en el requerimiento original, o si las cantidades superan lo pendiente, Centum mostrará en dos secciones separadas la siguiente información:
Artículos con cantidad excedente.
Artículos no incluidos en el Requerimiento de Compra.
La opción incluir articulo que se muestra en las distintas secciones permiten agregarlos a la Orden de Compra como un ítem manual.
Tras validar los datos se deben guardar los cambios y Centum regresará a la pantalla de Requerimientos Pendientes donde se deberá agregar el requerimiento a la OC utilizando los botones Agregar o Agregar y Volver que se encuentran en la parte inferior de la pantalla.
Asegurarse que el Requerimiento de Compra correspondiente esté marcado en la grilla principal para proceder a confirmar la acción.
Tener en cuenta
Si se importó un archivo: Solo se suscribirán y agregarán a la OC los artículos validados y aceptados en el proceso de importación.
Si NO se importó un archivo: Se mantendrá el comportamiento habitual, suscribiendo la totalidad de los artículos pendientes del requerimiento seleccionado.
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