Logística de entrega - Gestión de guías

Logística de entrega - Gestión de guías

Con CENTUM es posible gestionar y organizar la entrega de los pedidos desde un mismo lugar mediante la creación de Guías, contando con distintos estados para poder reconocer en qué situación se encuentra cada Guía: sin despachar, despachada, cumplida o archivada. También, CENTUM cuenta con un módulo Mobile el cual puede ser utilizado por el chofer durante el recorrido, indicando la entrega de cada pedido, cobranzas y devoluciones de Artículos. De esta manera, la empresa puede gestionar dicha información mientras el chofer realiza su recorrido.

PASOS A SEGUIR Y CONSIDERACIONES A TENER EN CUENTA AL CREAR, DESPACHAR Y CUMPLIR UNA GUÍA

A continuación, se detallan las distintas funciones y los módulos en las que impacta:

Logística > Guías sin Despachar
Desde este módulo, se crearán las Guías que contendrán los ítems a entregar. Cada Guía representará un recorrido y conjunto de entregas/visitas que debe realizar el chofer/transporte.

1. Creación
Para crear un Guía, se debe hacer uso del botón "Crear" y completar los siguientes campos:

A. Sección "Datos Generales":
  1. Nombre: indica el nombre que tendrá la Guía. Esto es a elección del usuario y la utilidad es colocar un nombre con el que se pueda identificar rápidamente que tipo de ítems contiene y de qué Guía se trata, ya que es posible operar con múltiples Guías al mismo tiempo.
  1. Fecha: indica la fecha de la guía, puede hacer referencia a la fecha en la que se crea, o bien, la fecha en la que se va a despachar.
  1. Vehículo: indica el Vehículo en el cuál se cargarán los ítems a entregar. Los Vehículos se crean desde el módulo Tablas > Vehículos. La asignación del Vehículo es opcional para el despacho de la Guía.
  1. Chofer: indica la persona que realizará la entrega de los ítems. Los choferes se crean desde el módulo de Tablas > Entidades Simples, indicando la entidad "Guía Logística Chofer". La asignación del Chofer es obligatoria para el despacho de la Guía.
  1. Asistente de Vehículo: indica la persona que acompañará al chofer en la entrega. Los asistentes de vehículos se crean desde el módulo de Tablas > Entidades Simples indicando la entidad "Asistente de Vehículo". La asignación del Asistente de Vehículo es opcional para el despacho de la Guía.
  1. Observaciones: se podrá agregar cualquier detalle en particular que tenga la Guía para que luego se visualice en alguna de las impresiones con las que cuenta el módulo.

B. Sección "Datos Mapa":
Cuando la empresa opera con geolocalización, se habilita esta sección para poder indicar la Dirección, Código Postal, Localidad, Provincia y País del recorrido, tanto de inicio como de fin. Los datos de Provincia y País se crean desde el modulo de Tablas > Países, Provincias y Departamentos. Esto luego permitirá poder visualizar en un mapa geográfico los distintos puntos de entrega que tenga la Guía, con el detalle de los puntos ya visitados y los pendientes.

2. Agregado de Ítems
  1. En una Guía es posible agregar Clientes, Pedidos, Remitos o Ventas. Por un lado, los Clientes se agregarán únicamente en casos de visita, entrega/retiro de documentación, etc. (cualquier caso que no haga referencia a la entrega de una orden). Por otro lado, para poder organizar la Guía y saber cuáles son los Artículos a entregar, se deberán agregar Pedidos, Remitos o Ventas. Para poder hacer esto, se deberá hacer uso del botón de acción "Ítems" ubicado en la grilla de resultados del módulo.
  1. Se recomienda concentrar todo en un mismo comprobante, es decir, decidir cuál es el tipo de comprobante que se agrega a la Guía (Pedido, Remito o Venta, sólo uno de ellos) ya que esto luego permitirá, por ejemplo, poder evaluar cuales son los comprobantes que se encuentran pendientes de agregar a una Guía. También, el hecho de concentrar todo en un mismo comprobante, facilita la creación y la organización de las Guías.
  1. Serán de utilidad los filtros que se encuentran al momento de agregar los ítems en una Guía, facilitando así la planificación de las entregas, filtrando, por ejemplo, por Zona de Entrega. También, cuando la empresa terceriza la entrega, se cuenta con un filtro de "Transporte" para poder buscar solamente los comprobantes que tengan asignado el Transporte en cuestión.

3. Facturar
  1. Cuando en la Guía se agreguen Pedidos de Venta, será posible generar las facturas de dichos Pedidos de forma masiva a través del botón de acción "Facturar" ubicado en la grilla de resultados. Se facturarán todos aquellos Pedidos de Venta que aún no se hayan facturado y que, dependiendo la parametrización de la empresa, estén preparados.
  1. Las Ventas se generarán con el Punto de Venta que haya sido configurado en el módulo de Logística > Puntos de Venta para Guías sin Despachar.

4. Despacho
  1. La Guía se podrá despachar mediante el botón de acción "Despachar" ubicado en la grilla de resultados del módulo.
  1. Una Guía podrá ser despachada siempre y cuando tenga un Chofer asignado y que todos los ítems se encuentren valorizados.
  1. Un Pedido de Venta se encuentra valorizado cuando esté suscripto en un Remito de Venta o en una Venta. Un Remito de Venta se encuentra valorizado cuando esté suscripto en una Venta. Una Venta ya se encuentra valorizada.

Logística > Guías Despachadas
  1. Desde este módulo se podrán gestionar las Guías que ya fueron despachadas. Si el chofer realiza y registra las entregas desde la plataforma Mobile, se podrá ir visualizando los ítems que ya entregó el chofer y aquellos que se encuentren pendientes.
  1. Desde la grilla de resultados, haciendo uso de la lupa "Ver Ítems", se podrá ingresar a ver los distintos ítems que componen a la Guía y el Estado de Entrega en el que se encuentran. Allí también se podrá modificar el Estado de Entrega, ver los Pagos realizados por los Clientes a los choferes (siempre y cuando operen con la aplicación Mobile), ver y agregar Documentos Asociados a cada ítem, e incluso también eliminar los ítems.
  1. Desde la grilla de resultados, se podrá "Cancelar" la Guía si es que se necesita revertir el despacho. También, se podrá "Cumplir" la guía desde su respectivo botón de acción, lo que provocará que la Guía se encuentre cumplida. Si la Guía no se cumple desde la Web, se cumplirá de forma automática cuando el chofer haya entregado todos los ítems desde el módulo Mobile.
Parámetros a configurar desde el módulo Administración > Parámetros:
Los Estados de Entrega posibles a establecer se configuran en el siguiente: "Estados de Items de Guía permitidos para agregar en Guía sin Despachar.
Para poder cumplir las guías desde Web se debe tener configurado: "Puede Cumplir Guías Despachadas desde Grilla".

Logística > Guías Cumplidas y Archivadas
  1. Desde este módulo se podrán visualizar tanto las Guías que ya fueron cumplidas como aquellas que se archiven. Para poder visualizar aquellas que se encuentran archivadas, se deberá tildar el filtro "¿Incluir Archivadas?".
  1. Desde la lupa "Ítems" no solo se podrán visualizar los ítems entregados, sino también las devoluciones que haya registrado el chofer desde el módulo Mobile, teniendo la posibilidad de, en ese mismo momento, realizar una Nota de Crédito correspondiente a las unidades devueltas.
  1. Desde el botón de acción "Archivar" se podrá archivar la Guía. Esto representará un "cierre" de la misma. Una vez archivada al Guía ya no se podrá desarchivar.

Logística > Estado de Entrega de Ítems de Guía
Desde este módulo se podrán visualizar los distintos comprobantes que estén agregados en una Guía y consultar desde la lupa "Guías", la fecha de la guía, la fecha del despacho, la fecha en la que se cumplió y el Estado de Entrega de cada ítem con su fecha y hora.

Reportes Logística 
> Guía Items Pendientes
Desde este reporte se podrán consultar cuáles son aquellos comprobantes que se encuentran pendientes de agregar en una Guía. Esto permite prevenir que una orden no se despache.

Reportes Logística > Gestión de Guías y Reportes Logística > Control de Guías
Desde estos dos reportes, será posible realizar un análisis, gestión y control de las Guías, pudiendo conocer las entregas, cobranzas y devoluciones registradas, acompañadas del número de documento de cada comprobante y demás datos.

Se sugiere en todos los módulos, activar el #Modo Ayuda para repasar cada uno de los campos que esto exige.


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