Integración con Google Drive

Integración con Google Drive

CENTUM cuenta con la posibilidad de ser integrado con Google Drive. Esto permitirá poder subir distintos archivos desde CENTUM automáticamente a Google Drive, ya sea en formato Hoja de cálculo (Excel, Spreadsheet), Archivo de texto (CSV). La implementación de este conector traerá beneficios si existe la necesidad de colaboración de datos entre CENTUM y otras plataformas software, otros servicios, maquinarias, APIs, o simplemente personas ajenas o no a la empresa.

CONFIGURACIÓN PARA LA INTEGRACIÓN CON GOOGLE DRIVE


A continuación, se detalla la configuración a realizar para integrar Google Drive con CENTUM:

1. Editar Perfil
  1. Desde la rueda de configuración que está ubicada en el margen superior derecho, se debe entrar a la sección "Editar Perfil". Una vez dentro, se debe completar el campo "URL Carpeta Google Drive" con la URL de la Carpeta de Google Drive en la que se necesita que sean subidos los archivos. 
  1. Desde este mismo lugar, se puede modificar la carpeta de destino tan solo reemplazando la URL y guardando los cambios. Además, si se desea desconectar Google Drive de ese perfil de CENTUM, basta con borrar la URL proporcionada y guardar los cambios.


2. Creación de Cuenta de Servicio

A continuación, se detallan los pasos para crear un Proyecto y una Cuenta de Servicio:

Creación de Proyecto:
  2. Cliquear en “CREATE PROJECT”.
  3. Poner un nombre (por ejemplo: Grupo CENTUM).
  4. Cliquear “CREATE”.
Creación de una Cuenta de Servicio
  2. Seleccionar un proyecto (por ejemplo: Grupo CENTUM).
  3. En el sidebar de la izquierda, expandir “IAM & Admin” y seleccionar “Service Accounts”.
  4. Cliquear “+ CREATE SERVICE ACCOUNT”.
  5. Completar el “Service account name” (por ejemplo: “CENTUM suite”).
  6. Revisar el “Service account ID” creado automáticamente y modificarlo si se desea.
  7. Completar el “Service account description” si se desea.
  8. Presionar “CREATE”.
  9. Ir al ultimo paso “Grant users access to this service account (optional)”.
  10. Cliquear “+ CREATE KEY”.
  11. Dejar el tipo “JSON” y cliquear el botón “CREATE”.

    Del JSON generado, se deberán tomar los valores de "client_email" y "private_key" y enviarlos por correo a soporte@centumsuite.com.ar
3. Compartir carpeta

Desde Google Drive, es necesario compartir la carpeta al usuario generado en el punto anterior "client_email" con permiso para editar.

A continuación, se detallan los módulos que actualmente generan la información que puede ser importada de forma automática a la carpeta de Google Drive configurada:

Gestión de Negocio > Consultas Personalizadas
En dicho módulo, desde el botón de acción "Programar Ejecuciones" ubicado en la grilla de resultados, ingresando a "Crear", en el campo "Configuración de Usuarios", se observan 4 checkbox relacionados con Google Drive:
  1. Subir a Google Drive (Excel): Si está tildado, CENTUM subirá a Google Drive un archivo en formato .xlsx con el resultado de la ejecución de la Consulta Personalizada. 
  2. Subir a Google Drive (CSV): Si está tildado, CENTUM subirá a Google Drive un archivo en formato .csv con el resultado de la ejecución de la Consulta Personalizada. 
  3. Generar Archivo Nuevo con Fecha en Google Drive: Si está tildado, CENTUM generará en Google Drive un archivo nuevo por cada ejecución, con la fecha como parte del nombre, además del nombre de la Consulta Personalizada. 
  4. Generar Archivo Único sin Fecha en Google Drive: Si está tildado, CENTUM generará en Google Drive un único archivo que se sobre-escribirá con cada ejecución de la Consulta Personalizada.
  5. Convertir a Spreadsheet: Solo podrá ser tildado cuando se utilice el formato Excel Workbook. Al estar tildado, CENTUM subirá a Google Drive los archivos convertidos en formato Spreadsheet. 
Los puntos 3 y 4 dependerán de los 2 primeros. Es decir, si se tiene seleccionado "Subir a Google Drive (Excel)" y "Generar Archivo Único sin Fecha en Google Drive" indica que CENTUM va a generar en Google Drive un único archivo de formato Excel que se va a sobre-escribir con cada ejecución. 
ACLARACIÓN
Estos checkbox no son mutuamente excluyentes. Esto quiere decir, por ejemplo, que si el usuario "Administrador" tiene configurado los 4 checkbox, luego de una ejecución, CENTUM subirá un archivo .xlsx nuevo con fecha, un archivo .csv nuevo con fecha, un archivo .xlsx único sin fecha y un archivo .csv único sin fecha. 


Gestión de Negocio > Parametrizaciones de Reportes
Para comprender el impacto del módulo de Parametrizaciones de Reportes y para qué sirve se recomienda leer el siguiente documento: https://desk.zoho.com/portal/grupocentum/en/kb/articles/automatizacion-de-generacion-de-reportes

En dicho módulo, desde el botón de acción "Programar Ejecuciones" ubicado en la grilla de resultados, ingresando a "Crear", en el campo "Configuración de Usuarios", se observan 3 checkbox relacionados con Google Drive:
  1. Subir a Google Drive: Al estar tildado, CENTUM subirá Google Drive un archivo con el resultado de la ejecución de la Parametrización del Reporte.
  2. Generar Archivo Nuevo con Fecha en Google Drive: Si está tildado, CENTUM generará en Google Drive un archivo nuevo por cada ejecución, con la fecha como parte del nombre, además del nombre de la Parametrización del Reporte.
  3. Generar Archivo Único sin Fecha en Google Drive: Si está tildado, CENTUM generará en Google Drive un único archivo que se sobreescribirá con cada ejecución de la Parametrización del Reporte.
  4. Convertir a Spreadsheet: Solo podrá ser tildado cuando se utilice el formato Excel Workbook. Al estar tildado, CENTUM subirá a Google Drive los archivos convertidos en formato Spreadsheet. 
Se sugiere en los distintos módulos, activar el #ModoAyuda al pie de página para repasar cada uno de los campos que esto exige.
IMPORTANTE
En el caso de querer realizar la integración con Google Drive, es un servicio que debe activarse. Para ello, es necesario elevar un correo al canal de soporte (soporte@centumsuite.com.ar) para finalizar la configuración.






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