Capacitación - Importación masiva de Empresas
El siguiente documento instructivo tiene como objetivo detallar los pasos a seguir durante la creación de los archivos para dar de alta los Clientes, Proveedores, Bancos de forma masiva, con ejemplos y consejos.
CONSIDERACIONES PARA LA CREACIÓN DE ARCHIVO DE LOS ARCHIVOS DE IMPORTACIÓN DE EMPRESAS.
Paso 1: Emitir Planillas de Importación
Desde el botón Crear Planilla de Importación del módulo de Gestión de Negocios > Importación de Empresas es posible emitir una plantilla adaptada a la información con la que se cuente de Clientes, Proveedores y Bancos.
Aquellos campos que se encuentran grisados, es porque son obligatorios.
Son los mismos que al crear Empresas de alta de forma manual, tienen un (*).
Aquellos campos que se encuentran grisados, es porque son obligatorios.
Son los mismos que al crear Empresas de alta de forma manual, tienen un (*).
Una vez seleccionados todos los campos necesarios en el archivo, se debe presionar el botón Descargar.
Paso 2: Carga de información en el archivo
Se descargará en formato de texto delimitado por tabulaciones. Puede ser completado directamente en el mismo formato o convertido a Excel.
Información de cada columna
Requiere tener un formato preestablecido y se detalla como debe ser completada cada una, en las siguientes columnas de la misma pantalla donde se descargó el archivo:
- Tipo de Dato: Indica cuales son los caracteres y/o datos que admite cada columna.
- Observaciones: Brinda información adicional acerca de cual debe ser el contenido de la columna, en muchos casos se requiere que se completen con valores ya existentes.
En los campos desplegables (aquellos campos que al presionarlo despliegan datos) la información del archivo debe coincidir con aquella ya cargada en CENTUM. Podes revisar los que ya estan creados desde la carga manual en el módulo de Tablas > Clientes, Proveedores y Bancos.
Se pueden dar de alta más opciones en los desplegables desde los módulos de Tablas (como por ejemplo Condición de Venta y Pagos) y algunos desde el módulo de Tablas > Entidades Simples (como por ejemplo Clase de Cliente).
Se pueden dar de alta más opciones en los desplegables desde los módulos de Tablas (como por ejemplo Condición de Venta y Pagos) y algunos desde el módulo de Tablas > Entidades Simples (como por ejemplo Clase de Cliente).
Cada Fila representará una Empresa y deberá tener la información que solicite cada columna:
- Para la creación solo será necesario completar aquellos campos obligatorios, por lo que sugerimos revisar que aquellas columnas obligatorias esten completas para prevenir errores en la carga.
- Se puede copiar la información de tus Clientes y proveedores a partir de otro archivo en el archivo de importación, se deberá tener en cuenta que es posible que se deban readaptar las columnas (Tipo de Dato y Observaciones) para que CENTUM lo reconozca.
- Se deberá tener en cuenta que algunos campos no obligatorios se vuelven obligatorios después de seleccionar alguna opción, a modo de ejemplo, el campo de CUIT/DNI se vuelve obligatorio al seleccionar como Condición de IVA una condición que sea distinta a Consumidor Final.
- Se puede dejar campos vacíos de las empresas siempre y cuando, ellos no sean obligatorios(*).
Si se olvido seleccionar alguna columna y ya se descargó el archivo, se puede agregar las columnas faltantes, desde el módulo donde se descarga el archivo en la columna Nombre. Se debe copiar y pegar en una nueva columna sin importar el orden.
Recomendamos tener en simultáneo el módulo de carga manual como ayuda para completar el archivo con la información preexistente en CENTUM.
Paso 3: Carga del archivo
Desde el botón Crear del módulo de Gestión de Negocios > Importación de Empresas se deberá cargar el archivo junto con la fecha y hora en la cual se deberá ejecutar.
Desde el botón Crear del módulo de Gestión de Negocios > Importación de Empresas se deberá cargar el archivo junto con la fecha y hora en la cual se deberá ejecutar.
El formato que CENTUM reconoce en la importación es el documento de texto delimitado por tabulaciones (el mismo formato en que se descarga), por lo que si se utilizó Excel para completarlo, se debe usar "Guardar Como" y luego guardarlo como archivo de texto delimitado por tabulaciones.
La búsqueda del archivo que se cargue, una vez ejecutado el programa, visualizará desde el botón "¿Incluir Ejecutadas?". Se debe tener en cuenta que el proceso puede demorar aproximadamente 5 minutos.
Posibles resultados de la carga masiva:
Posibles resultados de la carga masiva:
- Finalizada Exitosamente: Todas las empresas que estén dentro del archivo ya fueron creadas, desde el módulo de Tablas > Clientes, Proveedores y Bancos podrán ser visualizados.
- Finalizada Fallida: Desde lupa "Ver errores" indicará en que fila y columna se encuentra el error para que se pueda corregir y cargar nuevamente. El Estado Finalizada Fallida no da de alta ninguna empresa hasta que el archivo esté libre de errores y tenga estado "Finalizada Exitosamente".
Paso 4: Modificaciones y correcciones.
Si la carga fue exitosa y se requiere modificar datos o agregar nuevos de forma masiva, se podrá hacer uso de los siguientes módulos:
Gestión de Negocios > Acciones Masivas en Clientes, Proveedores y Bancos
Gestión de Negocios > Acciones Masivas en Clientes, Proveedores y Bancos por Importable
Gestión de Negocios > Acciones Masivas en Clientes, Proveedores y Bancos
Gestión de Negocios > Acciones Masivas en Clientes, Proveedores y Bancos por Importable
Se sugiere activar el #ModoAyuda al pie de página para repasar cada uno de los campos que esto requiere.
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